Cambiar el tiempo de conservación de elementos eliminados en Exchange Online

En ocasiones puede llegar a presentarse que lleguemos a eliminar de manera permanente un elemento de Microsoft Outlook o Outlook Web (anteriormente conocido como Outlook Web App) y deseamos recuperarlo. Este elemento es movido a una carpeta (eliminaciones de elementos > recuperables) y es conservado allí por un periodo de 14 días, de forma predeterminada. Sin embargo, como usuario administrador de Exchange puede cambiar el tiempo que se conservan los elementos, hasta un máximo de 30 días.

A continuación, le explicaremos el proceso de configuración.

Conectandose al servicio de Exchange Online desde PowerShell

  • Ejecute como administrador la herramienta de Powershell
  • Ejecute el comando $UserCredential = Get-Credential. Una vez lo haya hecho aparecerá una ventana en donde deberá ingresar las credenciales del usuario.
  • Ejecutamos el comando $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection para conectarnos al servicio de Exchange Online desde Powershell.
  • Finalmente ejecute el comando Import-PSSession $Session -DisableNameChecking para iniciar la sesión.
  • Una vez haya terminado de realizar las instrucciones en la consola de Powershell, asegúrese de desconectar la sesión desconectarse del servicio de SharePoint Online, ejecutando el comando Remove-PSSession $Session.

Cambiar el tiempo para un buzón de correo

  • Una vez conectado, se ejecuta el comando Get-MailBox con el cual obtendremos la lista de buzones de correo disponibles en el tenant.
  • Para este ejemplo vamos a incrementar el número de dias de conservación para el buzón de correo wcarrillo al máximo.

    Ejecutamos el comando: Set-Mailbox -Identity “wcarrillo” -RetainDeletedItemsFor 30

  • Para validar que el cambio haya sido realizado ejecutamos el siguiente comando: Get-Mailbox “wcarrillo” | Format-List RetainDeletedItemsFor

Importante: Si desea colocar un buzón en In-Place Hold and Litigation Hold para ignorar el límite de retención, asegúrese de que el buzón tiene asignada una licencia de usuario de Exchange Online (Plan 2).

Cambiar el tiempo para todos los buzones de correo

  • Para incrementar el número de dias de conservación para todos los buzones de correo
    al máximo.

    Ejecutamos el comando: Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq ‘UserMailbox’)} | Set-Mailbox -RetainDeletedItemsFor 30

  • Para validar que el cambio haya sido realizado ejecutamos el siguiente comando: Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq ‘UserMailbox’)} | Format-List Name,RetainDeletedItemsFor

Espero que esta información les sea de utilidad.


Publicación Original: https://shpoint.wordpress.com/2019/03/05/cambiar-el-tiempo-de-conservacion-de-elementos-eliminados-en-exchange-online/

El botón de comentarios de SharePoint se está retirando

Microsoft ha anunciado a los usuarios, que, para proporcionar fácilmente comentarios y sugerencias en SharePoint, han incluido un enlace de pie de página a sus foros UserVoice. A medida que continúan actualizando la experiencia de usuario del SharePoint, se quieren asegurar de que las opciones para proporcionar comentarios al administrador o a Microsoft sean claras.

A finales de febrero, se estará eliminando el botón de comentarios del pie de página de SharePoint y todas las páginas modernas del sitio donde aparece actualmente y, en su lugar, Microsoft ofrecerá opciones de comentarios a través del menú de ayuda.


Para más detalle: https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-SharePoint-Blog/SharePoint-page-enhancements/ba-p/334735

Traemos múltiples funciones nuevas a las bibliotecas de documentos y listas de SharePoint Online

Con estas nuevas funciones, ahora podrá mostrar los totales de las columnas y los subtotales en el pie de página de un grupo de una vista de lista / biblioteca. Además, podrá registrar y retirar múltiples archivos al mismo tiempo desde la barra de comando  moderna en la biblioteca de documentos. Por último, estamos agregando pistas visuales sobre el estado de un archivo, como registros, compartimientos, bloques DLP o metadatos faltantes en las vistas modernas.


Para más detalle: https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-SharePoint-Blog/January-2019-SharePoint-Modernization-News/ba-p/320552

Columnas de ubicación para listas de SharePoint

Microsoft ha incrustado una columna de ubicación en las listas y bibliotecas de SharePoint.

La columna de ubicación le permite agregar datos de ubicación de Bing Maps o el directorio de su organización a cualquier lista o biblioteca de SharePoint. Luego puede filtrar, ordenar y buscar por cualquier aspecto de los datos de ubicación, como la dirección, la ciudad o el estado.


Para más detalle: https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint/Add-Location-Details-to-SharePoint-Data-and-Content/m-p/284875

Usar el elemento web de la actividad del sitio

Microsoft ha anunciado que traerá notificaciones de actividades a la bandeja de entrada del grupo en SharePoint Online.

Actualmente, la fuente de actividad del sitio de su usuario solo incluye contenido de SharePoint, archivos, listas y páginas. Después de que este cambio entre en vigencia, sus usuarios también podrán ver las actualizaciones importantes de los correos electrónicos grupales. La configuración actual no se verá afectada.

Se comenzará a implementar esto gradualmente a mediados de febrero y se anticipa  la finalización de la implementación para abril de 2019.


Para más detalle: https://support.office.com/es-es/article/usar-el-elemento-web-de-la-actividad-del-sitio-1fa91401-ac36-42b6-beba-bb8469d6cbfa?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES

Cambios a PowerPoint y Word para abrir archivos más rápido

Microsoft ha anunciado que va a lanzar un nuevo cambio para que los documentos guardados en OneDirve y SharePoint se abran más rápido.

En lugar de buscar actualizaciones en busca de archivos en la nube antes de abrirlos, Word y PowerPoint abrirán cualquier versión existente en el dispositivo del usuario y luego sincronizarán las actualizaciones inmediatamente después.  Este es el comportamiento actual de los archivos guardados en las carpetas de sincronización locales de OneDrive y SharePoint. Este cambio introduce este comportamiento para los archivos que están almacenados en la nube pero que no están sincronizados con su dispositivo.


Para más detalle:  https://support.office.com/es-es/article/configuraci%C3%B3n-de-la-memoria-cach%C3%A9-de-documentos-de-office-4b497318-ae4f-4a99-be42-b242b2e8b692?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES

Estamos facilitando que sus usuarios guarden archivos en OneDrive Consumer, OneDrive Empresarial y SharePoint Online.

Esta nueva experiencia permite a los usuarios de Word, Excel y PowerPoint en Windows y MacOS guardad documentos en la nube con mayor facilidad.

Estas características se comenzarán a implementar gradualmente a partir de principios de febrero de 2019, y se anticipa la finalización de la implementación a mediados de 2019.


Para más detalle: https://support.office.com/es-es/article/guardar-un-archivo-a7f0a209-ad22-4212-bb53-6cd8e801a6fb?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES

Crear un recordatorio en SharePoint Online

Una vez sea realizado este cambio para su organización, si tiene una columna de fecha personalizada en una lista o biblioteca, ahora puede crear un recordatorio por correo electrónico con una cantidad de días de anticipación a la fecha seleccionada.

La implementación de esta característica está planeada para finales de enero de 2019, finalizando a mediados de febrero de 2019.


Para más detalle: https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-SharePoint-Blog/Reinventing-SharePoint-business-process-at-Microsoft-Ignite-2018/ba-p/260444

Capacidad para ver y aplicar diseños de sitios desde un sitio de SharePoint

Microsoft ha anunciado que después de que se realice este cambio, habrá una nueva opción de configuración del sitio para que los propietarios muestren un nuevo panel de información de diseño del sitio. Si se ha publicado algún diseño de sitio al inquilino, se mostrarán en el selector.

Solo los propietarios de sitios y los administradores de colecciones de sitios tienen acceso para invocar este panel, y respeta los ámbitos adicionales en los diseños de sitios publicados, por lo que solo se mostrarán los disponibles para el espectador. Si algún diseño de sitios se ha aplicado al sitio, también se mostrarán y se podrán seleccionar para ver qué cambios se aplicaron.

Microsoft estará implementando esto gradualmente a las organizaciones de lanzamiento específico a mediados de diciembre, y el lanzamiento se completará en todo el mundo a finales de diciembre.


Para más detalle: https://docs.microsoft.com/es-es/sharepoint/dev/declarative-customization/site-design-overview

Sitio concentrador en SharePoint Online (HUB Site)

Con frecuencia los administradores de sitio de SharePoint buscan diseñar portales que les permitan conectar y organizar información para satisfacer las necesidades de un proyecto, departamento o división de una organización. En algunos casos, existen sitios que incluyen información o funcionalidades que quisiéramos poder incluir en nuestro portal. En estos sitios sin embargo deberíamos replicar algunas funcionalidades de navegación o diseño, por lo que debemos gastar tiempo y esfuerzo en conseguirlo. Es precisamente en estos casos en donde los sitios concentradores tienen un gran valor.

Disponibles como una característica habilitable en SharePoint Online. Por medio de esta un sitio puede llegar a proporcionar un conjunto de características comunes a los sitios que se le asocien. Entre las principales características disponibles encontramos:

  • Navegación entre sitios: Todos los sitios asociados al concentrador comparten una barra de navegación ubicada en la parte superior de nuestra página. No debe ser confundida con la barra de navegación superior ya disponible en la herramienta.
  • Recopilación de contenido: Desde el sitio controlador podrá visualizar las noticias y actividad de los sitios asociados.
  • Aspecto: Los sitios asociados al concentrador aplicaran el aspecto asociado a este último.
  • Alcance de búsqueda: Al realizar una búsqueda desde el sitio de concentrador, el contenido del sitio del concentrador junto con el contenido de los sitios asociados es retornado en los resultados de la búsqueda.

Consideraciones

  • La habilitación de las características de sitio concentrador es un proceso que implica la ejecución de comandos de PowerShell, por lo que será necesario ser Administrador Global o administrador de SharePoint Online.
  • Aunque es posible definir sitios clásicos como concentradores, se recomienda utilizar los sitios modernos de SharePoint (Sitio de grupo de Office 365 y Comunicaciones) ya que brindan un mayor nivel de compatibilidad con las características de navegación.
  • La seguridad establecida en el sitio concentrador no impactara a la de los sitios asociados. Cada sitio, incluido el sitio concentrador, conservará la configuración de permisos actual.

Conectándose al servicio de SharePoint Online desde PowerShell

  • Ejecute como administrador la herramienta de Powershell
  • Ejecutamos el comando Connect-SPOService para conectarnos a SharePoint Online desde Powershell, para ello necesitaremos contar con la dirección URL de nuestro centro de administración de SharePoint Online.

    Ejemplo: Connect-SPOService https://empresa-admin.sharepoint.com

  • Al hacer ENTER se mostrará una ventana de autenticación en donde deberá incluir las credenciales de usuario.
  • Una vez haya terminado de realizar las instrucciones en la consola de Powershell, deberá desconectarse del servicio de SharePoint Online, ejecutando el comando Disconnect-SPOService.

Habilitar un sitio como concentrador

  • Ejecutamos el comando Register-SPOHubSite para habilitar las características de sitio concentrador. Necesitaremos la dirección URL del sitio moderno que deseamos convertir en concentrador.

    Ejemplo: Register-SPOHubSite https://empresa.sharepoint.com/sites/HUB

  • Al ejecutar el comando, nos solicitará un valor para el parámetro Principals el cual será utilizado para asignar permisos a un usuario o grupo en el sitio concentrador. En nuestro caso presionamos ENTER.
  • Las características de sitio concentrador son habilitadas para nuestro sitio.

Para tener en cuenta: De manera predeterminada cuando habilitamos las características de un sitio concentrador en un sitio existente, los subsitios que este contenga pasaran a estar asociados a él.

Asociar un sitio a un concentrador

Importante: Solo podrá asociar sitios a un concentrador, si es un sitio de nivel superior (Colección de sitios) creado a partir de las plantillas de sitios modernos (Sitio de grupo de Office 365 o Sitio de comunicaciones). Adicional a esto deberá ser Administrador de la colección de sitios.

Desde el explorador

  • Desde el sitio principal de la colección de sitios, haga clic en el botón de configuración (Engrane) y luego haga clic en el botón Información del sitio.

  • En el panel Editar información del sitio, en el campo Asociación de sitios concentrador seleccione el sitio concentrador creado previamente y luego haga clic en el botón Guardar.

  • Una vez ha asociado el sitio, será aplicado el aspecto del sitio concentrador y la barra de navegación de este último aparecerá en la parte superior.

Desde Powershell

  • También puede hacer uso del comando Add-SPOHubSiteAssociation de Powershell para vincular un sitio a su sitio concentrador. Para ello deberá tener la URL del sitio concentrador y la URL del sitio que quiere agregar.

    Ejemplo: Add-SPOHubSiteAssociation https://empresa.sharepoint.com/sites/Proyectos -HubSite https://empresa.sharepoint.com/sites/HUB

    En este ejemplo estamos asociando el sitio de Proyectos al sitio concentrador HUB.

Desasociar sitio de un concentrador

Desde el explorador

  • Desde el sitio principal de la colección de sitios, haga clic en el botón de configuración (Engrane) y luego haga clic en el botón Información del sitio.

  • En el panel Editar información del sitio, en el campo Asociación de sitios concentrador seleccione la opción Ninguna y luego haga clic en el botón Guardar.

  • Al desasociar el sitio, la barra de navegación superior desaparecerá.

Desde Powershell

  • También puede hacer uso del comando Remove-SPOHubSiteAssociation de Powershell para vincular un sitio a su sitio concentrador. Para únicamente deberá tener la URL del sitio a desvincular.

    Ejemplo: Remove-SPOHubSiteAssociation https://empresa.sharepoint.com/sites/Proyectos

    En este ejemplo estamos desasociando el sitio de Proyectos del sitio concentrador.

Deshabilitar un sitio concentrador

  • Ejecutamos el comando Unregister-SPOHubSite para deshabilitar las características de sitio concentrador. Necesitaremos la dirección URL del sitio concentrador.

    Ejemplo: Unregister-SPOHubSite -Identity https://empresa.sharepoint.com/sites/HUB

  • Al ejecutar el comando, nos solicitará la confirmación por lo que presionaremos la tecla “Y”, y luego ENTER.
  • Las características de sitio concentrador son deshabilitadas para nuestro sitio.

Espero que esta información les sea de utilidad.


Publicación Original: https://shpoint.wordpress.com/2018/12/02/sitio-concentrador-en-sharepoint-online-hub-site/