Controlar Creación y Actualización de Líneas Base de un proyecto en #ProjectServer y #ProjectOnline

En Project Server (2013 y 2016) y Project Online es posible restringir si los usuarios (en particular los jefes de proyectos) pueden o no crear y actualizar líneas base y a continuación te indico cuales son las opciones de permisos que se deben modificar para poder aplicar estas restricciones:

Por defecto, los jefes de proyectos tiene permiso para crear, modificar y eliminar líneas base de proyectos protegidas y desprotegidas.

Los elementos de seguridad que debemos manejar son los siguientes:

  • Guardar Línea Base Desprotegida:
    • Corresponde a las líneas base del número 6 al número 10
    • Se utilizan para pruebas, ajustes, validaciones, cambios, indicadores.
    • Se recomienda que las maneje el jefe de proyecto a discreción.
  • Guardar Línea Base Protegida:
    • Corresponde a las líneas base del número 0 al número 5.
    • Se utilizan para gestión puntual del proyecto.
    • Son las líneas base reales del proyecto producto de solicitudes de cambio.
    • La línea base 0 debe siempre ser la generadora de indicadores y comparativos.
    • Se recomienda que las maneje la PMO únicamente.

Estos dos tipos de permisos están presentes en los siguientes elementos:

  • Grupo de seguridad: Jefe de Proyectos
    • Guardar Línea Base Desprotegida
  • Categoría de Seguridad: Mis Proyectos
    • Guardar Línea Base Protegida

Según esta distribución de permisos se entiende: Se puede configurar para que los Jefes de Proyectos puedan crear Líneas Base Desprotegidas para sus pruebas y comparativos y la PMO pueda crear Líneas Base Protegidas para los controles de cambio y los indicadores principales.

Los pasos a seguir para poder configurar estos permisos de forma adecuada es:

  • Crear un nuevo grupo de seguridad para los integrantes de la PMO y asignar el permiso de “Guardar Línea Base Protegida” en la categoría de seguridad “Mi Organización”.
    • No asignar la categoría “Mis Proyectos”.
    • Podría o no definirse si se permite manejar “Guardar Línea Base Desprotegida” para los integrantes de la PMO.
  • Modificar el grupo de seguridad “Jefe de Proyectos” y en la categoría “Mis Proyectos” quitar el permiso de “Guardar Línea Base Protegida”.
    • Validar que la categoría de seguridad “Mis Proyectos” esté asignada al grupo de seguridad.

Cuando los cambios han sido aplicados y el jefe de proyectos intenta modificar la línea base de sus proyectos Project Professional le muestra el siguiente mensaje:

13-Warning-dialog-for-Protected-Baseline

Es una mejor práctica en las empresas que sea solo la PMO quien gestione las líneas base de los proyectos y que solo mediante controles de cambio se creen o modifiquen las mismas.

Si requieren un paso a paso de como crear y modificar los grupos de seguridad de Project los invito a leer el blog relacionado con el tema: Using Protected Baselines


Publicación Original: https://myprojectserver.wordpress.com/2018/11/14/controlar-creacion-y-actualizacion-de-lineas-base-de-un-proyecto-en-projectserver-y-projectonline/

No permitir la reasignación de tareas a los integrantes de grupo desde Project Professional para #ProjectOnline

Una de las funcionalidades que viene por defecto en PWA de Project Online es que los recursos asignados a las actividades (Integrantes de grupo) puedan reagsignar tareas a otros compañeros cuando ellos consideren que no son los responsables adecuados. Esta solicitud de reasignación debe ser aprobada por el director del proyecto (dueño del proyecto en PWA).

En algunos casos especiales, el proyecto no debe permitir que los recursos reasignen sus actividades, para lo cual, con las actualizaciones recientes de Project Professional ya es posible realizardo siguiendo los pasos a continuación:

  • Iniciamos Project Conectados a nuestro PWA.
  • Abrimos el proyecto al cual queremos bloquear la opción de reasignación.
  • Vamos al menú Archivo y luego a la opción Opciones.
  • En la ventana de configuración seleccionamos la opción Avanzado.
  • En la sección de PWA (resaltada en la imagen) quitamos el check de “Permitir a los integrantes de grupo reasignar tareas.” y luego damos clic en aceptar.

reasignación de recursos

Consulta¿dentro de las configuraciones de PWA es posible bloquear que los integrantes de grupo puedan reasignar tareas?

RespuestaSi existe la opción, pero no es posible definir a cuales proyectos si puede solicitar reasignación y a cuales no. eso se realiza desde Project Professional. La opción existente aplica para todos los proyectos y la encuentras en los grupos de seguridad con el nombre de permiso “Reasignar tarea“.


Publicación Original: https://myprojectserver.wordpress.com/2018/10/22/no-permitir-la-reasignacion-de-tareas-a-los-integrantes-de-grupo-desde-project-professional-para-projectonline/ 

Para que sirve activar “Cargar asignaciones de recursos de resumen” al iniciar Project Professional conectado a PWA

Cuando se configura Project Professional para que se conecte a una instancia de PWA ya sea en Project Server o Project Online se nos permite definir si queremos “Cargar asignaciones de recursos de resumen” según se muestra en la grafica:

Imagen1

Si activamos esta funcionalidad, la pregunta siempre es ¿Para que sirve activar “Cargar asignaciones de recursos de resumen”?. Si lo activo o no, no veo ningún cambio en mi Project Professional.

existen 4 características principales que Project Professional nos permite cuando activamos esta funcionalidad:

1. Permite que se identifiquen sobreasignaciones de recursos no solo en el proyecto activo, sino en todos los proyectos:

Imagen2
Funcionalidad activada
Imagen3
Funcionalidad No Activada
  • Como se visualiza en las graficas, cuando la opción “Cargar asignaciones de recursos de resumen” está activada en la sesión, el cronograma nos muestra las sobreasignaciones en algunas tareas donde los recursos tienen asignadas tareas en varios proyectos, no solo en el proyecto actual.

2. En la vista de “Uso de Recursos” nos muestra las fechas y horas de trabajo asignadas en otros proyectos a los recursos y se identifican en rojo las sobreasignaciones:

Imagen4

  • La grafica muestra la agrupación “Otros proyectos y compromisos” con las horas y fechas asignadas en otros proyectos. si se despliega la información vamos a encontrar los nombres de proyectos y los tiempos administrativos (si los hay) de ese recurso.

3. En la vista de “Organizador de Equipo” se visualizan las cajas de tareas relacionadas con “Otros proyectos y compromisos” en modo de solo lectura para que se pueda interpretar cuando el recurso esta asignado en tareas de otros proyectos:

Imagen5.png

  • En esta vista podemos realizar cambios sobre tareas, fechas y asignaciones solo a las tareas del proyecto actual.

4. La vista de “Grafico de recursos” incluye las horas asignadas de otros proyectos:

Imagen6

según estas graficas vemos que activar esta funcionalidad tiene grandes beneficios para nuestros proyectos, pero también tiene una serie de inconvenientes:

  • Si nuestro proyecto usa una gran cantidad de recursos compartidos, el performance de Project Professional se verá comprometido debido a los cálculos y validaciones que requiere realizar por cada recurso.
  • Si la empresa tiene una gran cantidad de proyectos activos al tiempo y con un volumen de tareas de gran tamaño (> mil tareas por proyecto) también afectará al performance del proyecto.
  • Si nuestra conectividad es lenta o limitada, es posible que Project se paralice e incluso se bloquee y se cierre sin avisarnos.

Según estos inconvenientes, cuando sería buena idea activar esta funcionalidad:

Cuando requerimos realizar ajustes de asignaciones de recursos en la planeación o seguimiento SI se recomienda activar esta funcionalidad. 

Por defecto no debemos tener esta funcionalidad activada.

si existe otra característica de Project que se vea afectada por activar esta opción agradezco su colaboración dejando sus comentarios.

 


Publicación Original: https://myprojectserver.wordpress.com/2018/08/20/para-que-sirve-activar-cargar-asignaciones-de-recursos-de-resumen-al-iniciar-project-professional-conectado-a-pwa/

Línea base para Proyectos y Tareas: Formula con Indicador

En Project Professional 2013/2016 tanto para Project Server como para Project Online es posible crear formulas que identifiquen si el proyecto como un todo o las tareas individuales tienen asignada línea base asignada.

  • Línea base de Proyecto

IIf(ProjDateValue(“NOD”) <> [Comienzo previsto]; 1; 0)

El campo es de tipo marca o de tipo número

  • Devuelve 1 si el proyecto tiene línea base 0 asignada
  • En caso de tener Project Professional en otro idioma se deben validar los nombres de los campos
  • El valor “NOD” puede cambiar por “NA” según el idioma del Project Professional.
  • Este campo se crea desde PWA, ya que desde Project Professional no se pueden crear campos de tipo proyecto.

 

  • Línea base de Tarea

IIf([Fin previsto] <> ProjDateValue(“NOD”); 1; 0)

  • El campo es de tipo marca o de tipo número
  • Devuelve 1 si la tarea tiene línea base 0 asignada
  • En caso de tener Project Professional en otro idioma se deben validar los nombres de los campos
  • El valor “NOD” puede cambiar por “NA” según el idioma del Project Professional.
  • Este campo se crea desde desde Project Professional o desde PWA.
  • Se puede crear un indicador grafico para diferenciar los valores devueltos.

2018-06-09

  • Indicador de Pin para indicar línea base asignada.
  • indicador de reloj para indicar que no tiene línea base asignada.

Si se quieren crear formulas para líneas base diferentes se debe tener en cuenta:

El campo comienzo previsto o fin previsto deben ser cambiados por Comienzo de línea base1,2,3…10 o Fin de línea base1,2,3…10

si adicional al indicador de línea base se quiere crear el calculo de porcentaje esperado les recomiendo consultar el siguiente enlace: % Esperado o Avance Planeado a Nivel de Proyecto en PWA #ProjectOnline #ProjectServer


Publicación Original:https://myprojectserver.wordpress.com/2018/06/14/linea-base-para-proyectos-y-tareas-formula-con-indicador/

Project Professional 2010/2013 conectado a #ProjectOnline

Algunos usuarios que han implementado Project Online continuamente buscan poder utilizar sus licencias de Project Profesional 2010 o 2013 a la plataforma para realizar la gestión de sus proyectos.

NO es posible realizar la conexión de Project Professional 2010 o 2013 a Project Online desde el 28 de febrero de 2017.

!Pero hay una excepción!

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% ESPERADO O AVANCE PLANEADO A NIVEL DE PROYECTO EN PWA #PROJECTONLINE #PROJECTSERVER

Tanto Project Professional como Project Online y Project Server calculan de forma predefinida el % completado del proyecto, pero no calculan el porcentaje esperado del mismo.

La siguiente formula establece el % esperado del proyecto como un todo y devuelve el valor el forma de porcentaje, para un campo tipo texto:

Format(IIf(IsNull([Fin estimado de línea base]); 0; IIf([Fin estimado de línea base] <= [Fecha de estado]; 1; IIf([Comienzo previsto] > [Fecha de estado]; 0; IIf(Round([Duración estimada de línea base]) = 0; 0; (ProjDateDiff([Comienzo previsto]; [Fecha de estado]; [Calendario del proyecto]) / [Duración estimada de línea base]))))); “0%”)

 

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ACCEDER A OPCIONES DE #PROJECTONLINE DIRECTAMENTE DESDE #PROJECTPROFESSIONAL 2016

Cuando utilizados Project Online y Project Profesional para la gestión de nuestros proyectos se torna normal tener las dos opciones abiertas para realizar algunas de las labores de gestión del proyecto.

Project Professional 2016, actualizado con sus ultimas mejoras tiene un conjunto de opciones que nos facilitan esta labor, pero que en su mayoría no son visibles para el usuario.

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VINCULAR TAREAS PREDECESORAS Y SUCESORAS EN PROJECT PROFESSIONAL PARA #PROJECTONLINE

Siempre que necesitábamos realizar una relación de predecesoras y sucesoras en Project Professional se requería conocer el número de la tarea que queríamos vincular. Con la nueva funcionalidad, tenemos una lista desplegable que nos facilita la labor:

Tareas_predecesoras_y_sucesoras

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CONTROLAR LOS ENTREGABLES DE UN PROYECTO EN #PROJECTPROFESSIONAL SEGÚN LA FECHA DE ESTADO

Llevar control de un cronograma mediante el % completado no siempre nos muestra un indicador clave de como avanza el proyecto, debido a que este porcentaje esta basado en la duración del proyecto.

Entre otras formas de llevar control, como valor ganado, horas trabajadas, costos desembolsados a proveedores y demás, hoy otra opción que podríamos realizar:

  • Todo proyecto debe realizar la entrega de ciertos documentos, productos, capacitaciones, pagos, contratos, pruebas y demás elementos que se consideran entregables del proyecto.
  • Si creamos un control en el cronograma de estos entregables para saber a la fecha de estado cuales fueron ya entregados y cuales deberían estar entregados se podría obtener una medida de control real de avance del proyecto.

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