Dentro de los miles de portales de Microsoft se encuentra información valiosa que difícilmente es encontrada por el usuario “promedio”. dentro de ese gran tesoro de páginas se encuentra una página que tiene un gran compendio de funciones de Project Professional 2013/2016/2019 que son muy útiles para los usuarios que se están iniciando o quieren mejorar los conocimientos en la herramienta.
En este manual o instructivo de referencia podrás encontrar de todo:
personalización y gestión de tareas, calendarios, programación
En Project Server (2013 y 2016) y Project Online es posible restringir si los usuarios (en particular los jefes de proyectos) pueden o no crear y actualizar líneas base y a continuación te indico cuales son las opciones de permisos que se deben modificar para poder aplicar estas restricciones:
Por defecto, los jefes de proyectos tiene permiso para crear, modificar y eliminar líneas base de proyectos protegidas y desprotegidas.
Los elementos de seguridad que debemos manejar son los siguientes:
Guardar Línea Base Desprotegida:
Corresponde a las líneas base del número 6 al número 10
Se utilizan para pruebas, ajustes, validaciones, cambios, indicadores.
Se recomienda que las maneje el jefe de proyecto a discreción.
Guardar Línea Base Protegida:
Corresponde a las líneas base del número 0 al número 5.
Se utilizan para gestión puntual del proyecto.
Son las líneas base reales del proyecto producto de solicitudes de cambio.
La línea base 0 debe siempre ser la generadora de indicadores y comparativos.
Se recomienda que las maneje la PMO únicamente.
Estos dos tipos de permisos están presentes en los siguientes elementos:
Grupo de seguridad: Jefe de Proyectos
Guardar Línea Base Desprotegida
Categoría de Seguridad: Mis Proyectos
Guardar Línea Base Protegida
Según esta distribución de permisos se entiende: Se puede configurar para que los Jefes de Proyectos puedan crear Líneas Base Desprotegidas para sus pruebas y comparativos y la PMO pueda crear Líneas Base Protegidas para los controles de cambio y los indicadores principales.
Los pasos a seguir para poder configurar estos permisos de forma adecuada es:
Crear un nuevo grupo de seguridad para los integrantes de la PMO y asignar el permiso de “Guardar Línea Base Protegida” en la categoría de seguridad “Mi Organización”.
No asignar la categoría “Mis Proyectos”.
Podría o no definirse si se permite manejar “Guardar Línea Base Desprotegida” para los integrantes de la PMO.
Modificar el grupo de seguridad “Jefe de Proyectos” y en la categoría “Mis Proyectos” quitar el permiso de “Guardar Línea Base Protegida”.
Validar que la categoría de seguridad “Mis Proyectos” esté asignada al grupo de seguridad.
Cuando los cambios han sido aplicados y el jefe de proyectos intenta modificar la línea base de sus proyectos Project Professional le muestra el siguiente mensaje:
Es una mejor práctica en las empresas que sea solo la PMO quien gestione las líneas base de los proyectos y que solo mediante controles de cambio se creen o modifiquen las mismas.
Si requieren un paso a paso de como crear y modificar los grupos de seguridad de Project los invito a leer el blog relacionado con el tema: Using Protected Baselines
No permitir la reasignación de tareas a los integrantes de grupo desde Project Professional para #ProjectOnline
Una de las funcionalidades que viene por defecto en PWA de Project Online es que los recursos asignados a las actividades (Integrantes de grupo) puedan reagsignar tareas a otros compañeros cuando ellos consideren que no son los responsables adecuados. Esta solicitud de reasignación debe ser aprobada por el director del proyecto (dueño del proyecto en PWA).
En algunos casos especiales, el proyecto no debe permitir que los recursos reasignen sus actividades, para lo cual, con las actualizaciones recientes de Project Professional ya es posible realizardo siguiendo los pasos a continuación:
Iniciamos Project Conectados a nuestro PWA.
Abrimos el proyecto al cual queremos bloquear la opción de reasignación.
Vamos al menú Archivo y luego a la opción Opciones.
En la ventana de configuración seleccionamos la opción Avanzado.
En la sección de PWA (resaltada en la imagen) quitamos el check de “Permitir a los integrantes de grupo reasignar tareas.” y luego damos clic en aceptar.
Consulta: ¿dentro de las configuraciones de PWA es posible bloquear que los integrantes de grupo puedan reasignar tareas?
Respuesta: Si existe la opción, pero no es posible definir a cuales proyectos si puede solicitar reasignación y a cuales no. eso se realiza desde Project Professional. La opción existente aplica para todos los proyectos y la encuentras en los grupos de seguridad con el nombre de permiso “Reasignar tarea“.
Cuando se configura Project Professional para que se conecte a una instancia de PWA ya sea en Project Server o Project Online se nos permite definir si queremos “Cargar asignaciones de recursos de resumen” según se muestra en la grafica:
Si activamos esta funcionalidad, la pregunta siempre es ¿Para que sirve activar “Cargar asignaciones de recursos de resumen”?. Si lo activo o no, no veo ningún cambio en mi Project Professional.
existen 4 características principales que Project Professional nos permite cuando activamos esta funcionalidad:
1. Permite que se identifiquen sobreasignaciones de recursos no solo en el proyecto activo, sino en todos los proyectos:
Funcionalidad activadaFuncionalidad No Activada
Como se visualiza en las graficas, cuando la opción “Cargar asignaciones de recursos de resumen” está activada en la sesión, el cronograma nos muestra las sobreasignaciones en algunas tareas donde los recursos tienen asignadas tareas en varios proyectos, no solo en el proyecto actual.
2. En la vista de “Uso de Recursos” nos muestra las fechas y horas de trabajo asignadas en otros proyectos a los recursos y se identifican en rojo las sobreasignaciones:
La grafica muestra la agrupación “Otros proyectos y compromisos” con las horas y fechas asignadas en otros proyectos. si se despliega la información vamos a encontrar los nombres de proyectos y los tiempos administrativos (si los hay) de ese recurso.
3. En la vista de “Organizador de Equipo” se visualizan las cajas de tareas relacionadas con “Otros proyectos y compromisos” en modo de solo lectura para que se pueda interpretar cuando el recurso esta asignado en tareas de otros proyectos:
En esta vista podemos realizar cambios sobre tareas, fechas y asignaciones solo a las tareas del proyecto actual.
4. La vista de “Grafico de recursos” incluye las horas asignadas de otros proyectos:
según estas graficas vemos que activar esta funcionalidad tiene grandes beneficios para nuestros proyectos, pero también tiene una serie de inconvenientes:
Si nuestro proyecto usa una gran cantidad de recursos compartidos, el performance de Project Professional se verá comprometido debido a los cálculos y validaciones que requiere realizar por cada recurso.
Si la empresa tiene una gran cantidad de proyectos activos al tiempo y con un volumen de tareas de gran tamaño (> mil tareas por proyecto) también afectará al performance del proyecto.
Si nuestra conectividad es lenta o limitada, es posible que Project se paralice e incluso se bloquee y se cierre sin avisarnos.
Según estos inconvenientes, cuando sería buena idea activar esta funcionalidad:
Cuando requerimos realizar ajustes de asignaciones de recursos en la planeación o seguimiento SI se recomienda activar esta funcionalidad.
Por defecto no debemos tener esta funcionalidad activada.
si existe otra característica de Project que se vea afectada por activar esta opción agradezco su colaboración dejando sus comentarios.
En Project Professional 2013/2016 tanto para Project Server como para Project Online es posible crear formulas que identifiquen si el proyecto como un todo o las tareas individuales tienen asignada línea base asignada.
Algunos usuarios que han implementado Project Online continuamente buscan poder utilizar sus licencias de Project Profesional 2010 o 2013 a la plataforma para realizar la gestión de sus proyectos.
NO es posible realizar la conexión de Project Professional 2010 o 2013 a Project Online desde el 28 de febrero de 2017.
Tanto Project Professional como Project Online y Project Server calculan de forma predefinida el % completado del proyecto, pero no calculan el porcentaje esperado del mismo.
La siguiente formula establece el % esperado del proyecto como un todo y devuelve el valor el forma de porcentaje, para un campo tipo texto:
Format(IIf(IsNull([Fin estimado de línea base]); 0; IIf([Fin estimado de línea base] <= [Fecha de estado]; 1; IIf([Comienzo previsto] > [Fecha de estado]; 0; IIf(Round([Duración estimada de línea base]) = 0; 0; (ProjDateDiff([Comienzo previsto]; [Fecha de estado]; [Calendario del proyecto]) / [Duración estimada de línea base]))))); “0%”)
Llevar control de un cronograma mediante el % completado no siempre nos muestra un indicador clave de como avanza el proyecto, debido a que este porcentaje esta basado en la duración del proyecto.
Entre otras formas de llevar control, como valor ganado, horas trabajadas, costos desembolsados a proveedores y demás, hoy otra opción que podríamos realizar:
Todo proyecto debe realizar la entrega de ciertos documentos, productos, capacitaciones, pagos, contratos, pruebas y demás elementos que se consideran entregables del proyecto.
Si creamos un control en el cronograma de estos entregables para saber a la fecha de estado cuales fueron ya entregados y cuales deberían estar entregados se podría obtener una medida de control real de avance del proyecto.
Dependiendo el idioma de nuestro Project Server 2013/2016 o Project Profesional 2013/2016 podemos utilizar una de estas 2 formulas para calcular el porcentaje esperado o avance planeado de tareas en nuestro cronograma:
Avance Planeado en Español:
Format(Round(IIf(IsNull([Fin estimado de línea base]) Or [Comienzo previsto] > [Fecha de estado] Or [Duración estimada de línea base] = 0; IIf([Hito] And [Comienzo previsto] <= [Fecha de estado]; 100; 0); IIf([Fin estimado de línea base] <= [Fecha de estado]; 100; (ProjDateDiff([Comienzo previsto]; [Fecha de estado]; [Calendario del proyecto]) / [Duración estimada de línea base])))) / 100; “0%”)
Las 2 formulas presentan como resultado el mismo valor a pesar de las diferencias en su estructura. la primera establece el resultado en formato de porcentaje y tiene en cuenta el calendario del proyecto, mientras que la segunda establece el resultado incluyendo números decimales. Les dejo de tarea cambiar la primera formula al ingles.
Consideraciones a tener en cuenta para el correcto calculo de las formulas:
Las tareas deben establecer líneas base
Debe estar establecida la fecha de estado (Status Date)
Estas formulas son aceptadas en el mercado como correctas, a pesar de sus excepciones.
Excepciones de la formula:
Todas las formulas asumen que la duración es continua entre la fechas de inicio y fin planificadas, por tanto, cuando las tareas no tienen una duración acorde a las fechas planificadas, la formula presentará un valor de avance planeado impreciso.
Si el recurso asignado a la tarea no tiene una duración diaria completa (8 horas) sino diferente (ejemplo: 4 horas) la formula igual presentará un valor de avance planeado impreciso.
Ejemplo de las excepciones:
Datos Iniciales:
Comienzo previsto: 22/07/2015 9:00
Fin estimado de línea base: 27/07/2015 15:00
Duración estimada de línea base: 16 Hrs
Fecha de Estado: 23/07/2015 18:00
Resultado de las formulas:
% Esperado: 93,75%
Aclaraciones del resultado:
Entre las fechas de inicio y fin hay 26 horas laborales (en jornada laboral de 8 horas diarias, de lunes a viernes) pero la tarea esta ajustada para ejecutarse solo en 16 horas (posiblemente distribuidas en 4 horas diarias)
La formula asume que la duración es continua (26 horas), por tanto, si la fecha de estado es el día 23/07/2015 a las 6 PM, ya se han ejecutado 15 horas y el porcentaje esperado es calculado en 93,75%.
Solución para las exclusiones:
No existen soluciones, el líder del proyecto debe tener en cuenta estas variaciones en el seguimiento de su cronograma de forma tal que pueda realizar el seguimiento de la forma adecuada.
Es imposible crear una formula que contemple todas las excepciones en la ejecución de tareas, como:
Tareas programadas para ejecución en horas especificas de cada día, que no cubren toda la jornada laboral.
Recursos que trabajan en jornadas laborales especificas o cambiantes día a día.
Días de inactividad durante la ejecución de la tarea, pero que no están marcados como no laborales en el calendario.
Ejecución de la tarea en horas cambiantes día a día que no correspondan con la jornada laboral establecida.
Agradezco si alguna persona tiene una solución completa o parcial de esta excepción de las formulas.
Microsoft realizará un cambio en los requerimientos de la plataforma a partir del próximo 28 de marzo de 2017, cuyo principal cambio será que Project Profesional 2013 ya NO podrá conectarse a Project Online.
Que significa esto:
Si ya tenemos Project Profesional 2016, simplemente debemos aplicar actualizaciones.
Si tenemos Project Profesional 2013, debemos adquirir la versión 2016 o perderemos funcionalidades de Project Online e incluso la posible conexión.
Esta noticia de seguro no alegrará a muchos usuarios de la plataforma.
