Línea base para Proyectos y Tareas: Formula con Indicador

En Project Professional 2013/2016 tanto para Project Server como para Project Online es posible crear formulas que identifiquen si el proyecto como un todo o las tareas individuales tienen asignada línea base asignada.

  • Línea base de Proyecto

IIf(ProjDateValue(“NOD”) <> [Comienzo previsto]; 1; 0)

El campo es de tipo marca o de tipo número

  • Devuelve 1 si el proyecto tiene línea base 0 asignada
  • En caso de tener Project Professional en otro idioma se deben validar los nombres de los campos
  • El valor “NOD” puede cambiar por “NA” según el idioma del Project Professional.
  • Este campo se crea desde PWA, ya que desde Project Professional no se pueden crear campos de tipo proyecto.

 

  • Línea base de Tarea

IIf([Fin previsto] <> ProjDateValue(“NOD”); 1; 0)

  • El campo es de tipo marca o de tipo número
  • Devuelve 1 si la tarea tiene línea base 0 asignada
  • En caso de tener Project Professional en otro idioma se deben validar los nombres de los campos
  • El valor “NOD” puede cambiar por “NA” según el idioma del Project Professional.
  • Este campo se crea desde desde Project Professional o desde PWA.
  • Se puede crear un indicador grafico para diferenciar los valores devueltos.

2018-06-09

  • Indicador de Pin para indicar línea base asignada.
  • indicador de reloj para indicar que no tiene línea base asignada.

Si se quieren crear formulas para líneas base diferentes se debe tener en cuenta:

El campo comienzo previsto o fin previsto deben ser cambiados por Comienzo de línea base1,2,3…10 o Fin de línea base1,2,3…10

si adicional al indicador de línea base se quiere crear el calculo de porcentaje esperado les recomiendo consultar el siguiente enlace: % Esperado o Avance Planeado a Nivel de Proyecto en PWA #ProjectOnline #ProjectServer


Publicación Original:https://myprojectserver.wordpress.com/2018/06/14/linea-base-para-proyectos-y-tareas-formula-con-indicador/

Project Professional 2010/2013 conectado a #ProjectOnline

Algunos usuarios que han implementado Project Online continuamente buscan poder utilizar sus licencias de Project Profesional 2010 o 2013 a la plataforma para realizar la gestión de sus proyectos.

NO es posible realizar la conexión de Project Professional 2010 o 2013 a Project Online desde el 28 de febrero de 2017.

!Pero hay una excepción!

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% ESPERADO O AVANCE PLANEADO A NIVEL DE PROYECTO EN PWA #PROJECTONLINE #PROJECTSERVER

Tanto Project Professional como Project Online y Project Server calculan de forma predefinida el % completado del proyecto, pero no calculan el porcentaje esperado del mismo.

La siguiente formula establece el % esperado del proyecto como un todo y devuelve el valor el forma de porcentaje, para un campo tipo texto:

Format(IIf(IsNull([Fin estimado de línea base]); 0; IIf([Fin estimado de línea base] <= [Fecha de estado]; 1; IIf([Comienzo previsto] > [Fecha de estado]; 0; IIf(Round([Duración estimada de línea base]) = 0; 0; (ProjDateDiff([Comienzo previsto]; [Fecha de estado]; [Calendario del proyecto]) / [Duración estimada de línea base]))))); “0%”)

 

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CONTROLAR LOS ENTREGABLES DE UN PROYECTO EN #PROJECTPROFESSIONAL SEGÚN LA FECHA DE ESTADO

Llevar control de un cronograma mediante el % completado no siempre nos muestra un indicador clave de como avanza el proyecto, debido a que este porcentaje esta basado en la duración del proyecto.

Entre otras formas de llevar control, como valor ganado, horas trabajadas, costos desembolsados a proveedores y demás, hoy otra opción que podríamos realizar:

  • Todo proyecto debe realizar la entrega de ciertos documentos, productos, capacitaciones, pagos, contratos, pruebas y demás elementos que se consideran entregables del proyecto.
  • Si creamos un control en el cronograma de estos entregables para saber a la fecha de estado cuales fueron ya entregados y cuales deberían estar entregados se podría obtener una medida de control real de avance del proyecto.

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% Esperado o Avance Planeado en Project Server 2013

Dependiendo el idioma de nuestro Project Server 2013/2016 o Project Profesional 2013/2016 podemos utilizar una de estas 2 formulas para calcular el porcentaje esperado o avance planeado de tareas en nuestro cronograma:

Avance Planeado en Español:

Format(Round(IIf(IsNull([Fin estimado de línea base]) Or [Comienzo previsto] > [Fecha de estado] Or [Duración estimada de línea base] = 0; IIf([Hito] And [Comienzo previsto] <= [Fecha de estado]; 100; 0); IIf([Fin estimado de línea base] <= [Fecha de estado]; 100; (ProjDateDiff([Comienzo previsto]; [Fecha de estado]; [Calendario del proyecto]) / [Duración estimada de línea base])))) / 100; “0%”)

Avance Planeado en Ingles:

IIf([Baseline Start]<50000;IIf(datediff(‘d’;[Status Date];[Baseline Start])<=0;IIf(datediff(‘d’;[Status Date];[Baseline Finish])>0;((Projdatediff([Baseline Start];[Status Date])/([Baseline Duration]))*100);100);0);0)

Las 2 formulas presentan como resultado el mismo valor a pesar de las diferencias en su estructura. la primera establece el resultado en formato de porcentaje y tiene en cuenta el calendario del proyecto, mientras que la segunda establece el resultado incluyendo números decimales. Les dejo de tarea cambiar la primera formula al ingles.

Consideraciones a tener en cuenta para el correcto calculo de las formulas:

  • Las tareas deben establecer líneas base
  • Debe estar establecida la fecha de estado (Status Date)
  • Estas formulas son aceptadas en el mercado como correctas, a pesar de sus excepciones.

Excepciones de la formula:

  • Todas las formulas asumen que la duración es continua entre la fechas de inicio y fin planificadas, por tanto, cuando las tareas no tienen una duración acorde a las fechas planificadas, la formula presentará un valor de avance planeado impreciso.
  • Si el recurso asignado a la tarea no tiene una duración diaria completa (8 horas) sino diferente (ejemplo: 4 horas) la formula igual presentará un valor de avance planeado impreciso.

Ejemplo de las excepciones:

  • Datos Iniciales:
    • Comienzo previsto: 22/07/2015 9:00
    • Fin estimado de línea base: 27/07/2015 15:00
    • Duración estimada de línea base: 16 Hrs
    • Fecha de Estado: 23/07/2015 18:00
  • Resultado de las formulas:
    • % Esperado: 93,75%
  • Aclaraciones del resultado:
    • Entre las fechas de inicio y fin hay 26 horas laborales (en jornada laboral de 8 horas diarias, de lunes a viernes) pero la tarea esta ajustada para ejecutarse solo en 16 horas (posiblemente distribuidas en 4 horas diarias)
    • La formula asume que la duración es continua (26 horas), por tanto, si la fecha de estado es el día 23/07/2015 a las 6 PM, ya se han ejecutado 15 horas y el porcentaje esperado es calculado en 93,75%.

Solución para las exclusiones:

  • No existen soluciones, el líder del proyecto debe tener en cuenta estas variaciones en el seguimiento de su cronograma de forma tal que pueda realizar el seguimiento de la forma adecuada.
  • Es imposible crear una formula que contemple todas las excepciones en la ejecución de tareas, como:
    • Tareas programadas para ejecución en horas especificas de cada día, que no cubren toda la jornada laboral.
    • Recursos que trabajan en jornadas laborales especificas o cambiantes día a día.
    • Días de inactividad durante la ejecución de la tarea, pero que no están marcados como no laborales en el calendario.
    • Ejecución de la tarea en horas cambiantes día a día que no correspondan con la jornada laboral establecida.

Agradezco si alguna persona tiene una solución completa o parcial de esta excepción de las formulas.

 

Publicacion de Origen:  https://myprojectserver.wordpress.com/2017/02/22/esperado-o-avance-planeado-en-project-server-2013/

#ProjectOnline Actualización de #ProjectPro 2016 Obligatoria

Microsoft realizará un cambio en los requerimientos de la plataforma a partir del próximo 28 de marzo de 2017, cuyo principal cambio será que Project Profesional 2013 ya NO podrá conectarse a Project Online.

projectonline-actualizacion-de-project-pro

Que significa esto:

  • Si ya tenemos Project Profesional 2016, simplemente debemos aplicar actualizaciones.
  • Si tenemos Project Profesional 2013, debemos adquirir la versión 2016 o perderemos funcionalidades de Project Online e incluso la posible conexión.

 

Esta noticia de seguro no alegrará a muchos usuarios de la plataforma.

 

Publicacion de Origen:  https://myprojectserver.wordpress.com/2016/12/20/projectonline-actualizacion-de-projectpro-2016-obligatoria/

Bloquear tareas en #ProjectServer o #ProjectOnline para evitar actualizaciones de recursos no deseadas

Existen diferentes motivos por los cuales un director de proyectos no desea que sus recursos modifiquen el estado de las tareas que tienen asignadas:

  • El proyecto ha finalizado y ya no se debe permitir cambios en las actividades del cronograma.
  • La fase o etapa del proyecto ha finalizado y ha sido aprobada y no se permiten cambios.
  • el proyecto está congelado o detenido y todo cambio en el cronograma debe ser congelado también.
  • las actividades o fases futuras del proyecto no pueden reportar avances en este punto del mismo y por tanto se bloquean.
  • entre otras.

Project Server y Project Online permiten realizar este tipo de bloqueos utilizando un campo nativo llamado Bloqueado, de tipo booleano, el cual tiene la siguiente funcionalidad general:

  • El campo aplica a nivel de tareas, no a nivel de todo el proyecto.
  • Las tareas tipo resumen siempre tienen este campo en NO.
  • Las demás tareas del proyecto pueden modificarse.

Lastimosamente, Project Profesional 2013 o 2016 NO cuentan con este campo dentro de los campos nativos del aplicativo y por tanto, todos los cambios deben realizarse desde el entorno web de Project Server o Project Online.

para realizar el bloqueo de las actividades del cronograma seguimos los siguientes pasos:

  • Abrimos en modo de edición nuestro proyecto en PWA y nos ubicamos en la pagina de detalle de Programación.
  • En el menú Tarea damos clic en la lista desplegable de la opción Ver y seleccionamos Cerrar Tareas para Actualizar.

bloqueo-tareas-project-server-i

  • El cronograma del proyecto visualiza las tareas con los siguientes campos: Bloqueado, Id, Nombre de tarea, Comienzo, Fin, % completado.
  • En el campo Bloqueado realizamos el cambio de valores por SI en todas las tareas que nuestro cronograma lo requiera.

bloqueo-tareas-project-server-ii

  • Para el ejemplo, se bloquearon todas las actividades del cronograma excepto la fase de cierre del mismo. una vez realizado los cambios se debe Guardar y Publicar el cronograma.

Desde el punto de vista del recurso, en su página de Tareas, las actividades pueden estar en las ventanas de planeación actuales, futuras o completadas.

  • Por defecto, el recurso puede modificar cualquier actividad que tenga asignada y aparezca en su lista de tareas, incluidas aquellas tareas que ya reportan el 100% en el porcentaje completado.

Antes de aplicar los cambios en el campo Bloqueado, la siguiente imagen muestra la vista general de la lista de tareas del recurso:

bloqueo-tareas-project-server-iii

Una vez aplicados los cambios en el campo y publicado el proyecto, la vista que el recurso tiene de sus actividades es la siguiente:

Bloqueo Tareas Project Server IV.png

  • Todas las bloqueadas se ocultan al recurso, lo cual le impide realizar modificaciones.
  • Para el ejemplo, solo se visualiza la tarea asignada al recurso de la fase de cierre del proyecto.
  • Desde Project Profesional el gerente de proyecto puede modificar las tareas bloqueadas, sin restricciones, lo cual le resta funcionalidad al bloqueo.
  • Si se desea que los recursos modifiquen estas actividades, solo es necesario cambio el valor del campo bloqueado por NO.

Cuando un proyecto finalizado o es cancelado, es una buena práctica bloquear el cronograma para evitar cambios no controlados, siendo el procedimiento explicado en este blog la solución a aplicar al problema.

Si desde Power Shell existe un comando para realizar este procedimiento, lo desconozco, agradezco su colaboración al respecto.

 

Publicacion de Origen:  https://myprojectserver.wordpress.com/2016/10/30/bloquear-tareas-en-projectserver-o-projectonline-para-evitar-actualizaciones-de-recursos-no-deseadas/