Qué son las clasificaciones de Línea en PWA #ProjectServer #ProjectOnline

Dentro de las configuraciones de PWA tenemos la opción de Configuraciones de Línea, donde la descripción de configuración por parte de la plataforma es:

Puede duplicar las líneas del parte de horas para fines comerciales o por razones contables. Para admitirlas, defina las clasificaciones de las líneas del parte de horas, que se convertirán en el identificador exclusivo de una línea del parte de horas.

¿Qué logramos con esta configuración en términos efectivos?

La Configuración de línea permite que las tareas de tipo personal y de asignación de los recursos en el parte de horas tengan una clasificación diferente y por tanto en términos de reportes podamos diferenciarlas de las horas administrativas y de trabajo de proyectos.

Una vez se crea una nueva clasificación de línea, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Se puede definir nombre, descripción y el estado.
  • Podrá eliminarla de forma inmediata si está línea no se ha usado nunca.
  • Una vez utilizada al menos una sola vez, NO se podrá eliminar.
  • En caso de no requerir utilizarla, se puede cambiar su estado a inactiva.

Una vez creada la clasificación de línea, ¿Cómo los recursos hacen uso de ella?

  • En el menú lateral de PWA ingresamos Parte de Horas (TimeSheet).
  • En la tabla de registros encontramos los registros de tiempo administrativo y tareas de proyecto para reportes. Si la lista está vacía es porque no tenemos habilitado un periodo del parte de horas.
  • En el menú de agregar fila encontramos dos posibles opciones:
    • Seleccionar entre asignaciones existentes
    • Agregar tarea personal
  • En ambas opciones podremos crear el nuevo registro, pero a su vez identificar la clasificación de línea que se quiere especificar.

Seleccionar Entre Asignaciones Existentes

  • Seleccionamos en la ventana de configuración el proyecto y las tareas que queremos reportar avance e indicamos la clasificación de línea a la que pertenece.
  • Puedo seleccionar más de una tarea y puedo seleccionar tareas de diferentes proyectos al tiempo.
  • Los comentarios con opcionales.
  • Damos clic en Aceptar.

Agregar Tarea Personal

  • Se define el nombre de la tarea por parte del recurso y la clasificación de línea asignada.
  • Los comentarios con opcionales.
    Damos clic en Aceptar.

Una vez realizadas las acciones vemos la tabla de datos del Parte de Horas con la siguiente forma:

  • En la columna Nombre del Proyecto podemos identificar que se diferencias las tareas de proyectos de las tareas personales.
    • En los proyectos indica el nombre del proyecto.
    • En tareas personales indica “Tareas Personales”.
    • En los tiempos administrativos indica “Administrativos”.
  • En la columna Nombre o descripción de la tarea podemos identificar los nombre de las tareas de proyectos, las tareas personales o los nombres de los tiempos administrativos.
  • En la columna Categoría de Facturación de puede identificar la clasificación de línea a la que pertenece. Los tiempos administrativos por defecto no muestran la clasificación, pero pertenecen a la clasificación por defecto (Estándar).

Una vez tenemos en la tabla las asignaciones, el recurso podrá reportan el avance en las horas y días según corresponda.

¿Que pasa si un recurso quiere reportar avance de tareas en 2 clasificaciones de línea al tiempo?

  • Es posible hacerlo. simplemente debe agregar a la tabla dos veces la misma tarea, pero con clasificación diferente.
  • En la tabla se podrá identificar a que línea pertenece la tarea y el reporte.

¿A nivel de reportes, como diferencio las horas reportadas por la clasificación de línea estándar y las otras clasificaciones creadas?

  • En los datos que permite obtener PWA podemos identificar una columna que indica la clasificación del reporte.
  • como obtener este dato, se puede realizar por ODATA, en Excel, en Power BI u otra herramienta de diseño de reportes.
  • No hace parte de este blog mostrarles como realizar el proceso. lo siento.

¿Para que me sirve tener dos o más clasificaciones de línea?

Los recursos normalmente reportan avance de actividades del proyecto lo cual deja por fuera horas que aunque hacen parte del proyecto no están identificadas en el cronograma, como desplazamientos, investigación, valor agregado y más…

Los tiempos administrativos permiten registrar horas adicionales que podrían cubrir la necesidad, pero no identifican a cual tarea del proyecto específicamente se refieren las horas asociadas.

Si un recurso, para ejecutar una actividad de 4 horas, requiere 2 horas de desplazamiento y 1 hora de investigación:

  • En su reporte de avance solo indicará las 4 horas efectivamente trabajadas y estas se cobrarán al proyecto bajo la clasificación de línea estándar.
  • Las otras 3 horas se asignarán a una clasificación de línea diferente y aunque asociadas al proyecto y la tarea, no se cobraran al proyecto.
  • Estas 3 horas no afectarán el cronograma, tiempos, trabajo, costos. solo servirán para una clasificación interna y podrán revisarse en reportes, por ejemplo, en Power BI.

Para más información del parte de horas, puedes consultar la fuente oficial: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2012/10/25/timesheet-improvements-for-end-users-in-project-web-app/

Cambiar el Sitio de PWA Predeterminado para #ProjectOnline

En project Online es posible tener varias instancias de PWA donde separar proyectos de acuerdo a departamentos, empresas, pruebas, calidad y muchas otras necesidades, pero siempre se encuentra como sitio por defecto el que se crea al momento de habilitar la plataforma , PWA.

Con la nueva funcionalidad de poder ingresar a un portal directo con la ruta https://project.microsoft.com/es-ES/ se tenia el inconveniente que este sitio predeterminado define donde se crean los proyectos y a cual instancia de PWA se accede inicialmente, la cual corresponde a https://tu_dominio.sharepoint.com/sites/pwa

Ahora es posible cambiar este sitio predeterminado siguiendo los siguientes pasos:

  • En el nuevo sitio concentrador dar clic en ícono de engrane y seleccionar la opción SITIO DE PWA PREDETERMINADO
  • En el cuadro de configuración escribir la nueva ruta URL de la instancia PWA que se quiere predefinir
  • El recuadro reconoce las instancias creadas y solo deja definir una de ellas.
  • Si no tiene acceso a la instancia, saldrá un mensaje de error de seguridad y no podrá establecer dicho sitio como predeterminado.
  • En esta misma ventana podrá restablecer a PWA como predeterminado.
  • Una vez realizado el cambio el comportamiento de este sitio concentrador tiene las siguientes diferencias:
    • Al dar clic en la opción “Ir a Project Web App ->” se dirigirá al nuevo sitio predeterminado.
    • Al crear nuevo proyecto se creará dentro del nuevo sitio predeterminado y preguntará por los tipos de proyectos de este nuevo sitio.

Esta funcionalidad no existe en Project Server

Para obtener más detalles de las funcionalidades del nuevo sitio concentrador del Project puedes consultar: https://myprojectserver.wordpress.com/2018/08/23/nueva-pagina-home-para-project-online-project-online-the-new-home-experience/

Project Online – Problema de Instancia de Solo Lectura

Es posible que la instancia de PWA de Project Online les aparezca un mensaje que indique que esta se encuentra en modo de solo lectura, lo cual impide crear nuevos elementos de cualquier tipo e impide la configuración de la plataforma incluso para el usuario administrador.

¿A qué se debe el problema?

1. La instancia de PWA No tiene licencias de Project Online Profesional o Project Online Premium activas.

2. Se agotó el espacio de almacenamiento en la instancia de Project, la cual es de 10 GB. No se trata del espacio de SharePoint, sino del espacio de la instancia de PWA.

3. La plataforma se encuentra en mantenimiento o aprovisionando nuevas funcionalidades. este mensaje de solo lectura en este caso es temporal. Una vez termine el proceso la instancia volverá a estar activa.

En los dos primero casos, el proceso es solucionable:

  • Si el problema es licencias: Se debe comprar al menos una licencia de Project Online Profesional o Premium. Una vez comprada de forma casi inmediata la instancia deja de estar en modo de solo lectura.
  • Si el problema es espacio: se debe realizar una depuración de las configuraciones realizadas, de los proyectos, usuarios, campos, calendarios, etc. Otra opción es crear una nueva instancia de PWA y reconfigurarla.

para consultar información oficial de Microsoft sobre el tema puedes revisar:https://blogs.msdn.microsoft.com/brismith/2018/03/05/project-online-why-might-my-site-go-read-only/

Project Online no Muestra Datos de Asignación en las Graficas del Centro de Recursos – SOLUCIÓN

Cuando consultamos nuestro Project Online, luego de publicar proyectos con recursos del servidor y queremos validar su capacidad y disponibilidad nos encontramos en algunos casos con el siguiente error:

Planificación de la Capacidad en Project Online

PWA no muestra información de asignaciones sobre ninguno de los recursos que seleccionemos para revisar.

El problema se debe a que no hemos configurado una opción que se llama “Creación de Informes”

Creación de Informes en Project Online

Esta funcionalidad, nueva en Project Online (relativamente), permite configurar como se gestionaran las fechas para los reportes de la plataforma, lo malo, es que en ninguna parte indica que al no configurar esta opción no podríamos ver las asignaciones en el centro de recursos.

Para configurar esta opción debemos validar:

Creación de Informes en Project Online
  • Nunca: Opción que viene por defecto
  • Diariamente: Opción más recomendada si luego en nuestros reportes queremos poder tener opciones de cambiarlo a semanal, mensual u otro tipos de periodos.
  • Semanalmente: Esta opción nos limita a establecer en nuestros reportes periodos como mínimo de semanas (no días) y la semana depende de la configuración regional de SharePoint.
  • Mensualmente: Igual que el tema semanal.
  • Por Periodo Fiscal: Se configurará de acuerdo a la tabla de fechas de nuestro periodo fiscal.

Para solucionar nuestro problema con las graficas de asignación y capacidad de recursos debemos seleccionar una de esas opciones.

Una vez realizado el cambio debemos publicar TODOS nuestros proyectos para que tomen el cambio. Sin esta publicación las graficas y reportes seguirán sin mostrar datos de asignaciones.


Planificación de Capacidad Actualizado

Una vez publicados al menos un proyecto ya podremos ver las graficas y las tablas de asignaciones con datos reales.

Para tener más detalles de las configuraciones de la creación de reportes te recomiendo una publicación anterior: Configuración Regional en Project Online


Publicación original: https://myprojectserver.wordpress.com/2019/03/26/project-online-no-muestra-datos-de-asignacion-en-las-graficas-del-centro-de-recursos-solucion/

Campos Personalizados Restringidos de #ProjectOnline y #ProjectServer

Cuando tenemos una instancia de PWA nativa, sin personalizaciones, encontramos que la opción de “Campos personalizados de empresa y tablas de búsqueda” contiene una serie de campos predefinidos que debemos configurar, como son:

Campos personalizados de empresa nativos

Cuando creamos nuestros propios campos personalizados, debemos tener en cuenta que Project Online posee una serie de campos por defecto que debemos respetar y no podemos crear nuestros campos con nombres iguales. los campos personalizados restringidos son los siguientes:

Divisa Palabras Clave
Nombre De Autor Asuntos Pendientes
Project Identifier Riesgos Activos
Título Del Proyecto Prioridad
Activo Tipo De Proyecto
Administrador Última Modificación
Cagetoría Compañía
Contacto Detener
Crítico Documentos
Hipervínculo Marcado
Notas Estado

Estos campos ya vienen por defecto, aunque algunos de ellos no podamos personalizarlos. de estos campos, algunos son calculados, como por ejemplo:

Activo Asuntos Pendientes
Administrador Riesgos Activos
Crítico Última Modificación
Estado Tipo De Proyecto

Otras consideraciones son:

  • La divisa del proyecto se puede modificar únicamente desde Project Professional en la pestaña de opciones. Se puede desde PWA limitar una única divisa para todos los proyectos.
  • El autor del proyecto es el mismo propietario.
  • Los campos Categoría, Compañía NO pueden diligenciarse en ninguna pestaña ni en Project Profesional. son como campos para futuros usos.
  • El campo Notas y Contacto , corresponden a la tarea 0 del cronograma aunque a su vez se puede utilizar en las tareas del mismo.

Como nota adicional:

Estos campos también están restringidos en Project Server 2013/2016 y aplican las mismas consideraciones.

Cuando creamos nuestros campos debemos tener en cuenta además:

  • Podemos utilizar tildes y caracteres especiales (Ej. %), pero cuando nos conectamos por ODATA a estos datos, estos caracteres presentaran diferencias, por ejemplo, el carácter % será omitido.
  • Si utilizamos Project Server y configuramos el cubo de BI, NO podremos utilizar tildes ni caracteres especiales. El cubo No podrá construirse o actualizarse.

Para consultar sobre todos los campos de Project y sus descripciones puedes consultar un blog anterior: Campos personalizados de Project Online

Esquema de tablas de #ProjectServer y #ProjectOnline

Cuando necesitamos revisar las tablas, campos, llaves primarias y relaciones entre tablas de las plataforma de Project Server o Project Online para generar reportes sobre los datos del mismo se hace necesario tener establecido de una forma muy clara la estructura de las tablas y como la plataforma establece los campos personalizados, las relaciones de tablas con más de un campo campo y que contiene o guarda cada tabla.

A continuación les relaciono los siguientes elementos que pueden ser de mucho interés:

  1. ODATA Service References:

Página web oficial de Microsoft que permite identificar las tablas que tiene la plataforma cuando se consulta por ODATA, además de las limitaciones en cantidad de registros que devuelve su consulta y algunos ejemplos de como hacer consultas.

https://docs.microsoft.com/en-us/previous-versions/office/project-odata/jj163015(v=office.15)

  1. Esquema de Tablas para Reportes para Project Server 2013:

Página oficial de Microsoft que nos muestra una ayudo oficial de la plataforma para Server que podemos descargar y consultar y nos presenta:

  • Tablas y campos nativos y sus descripciones para consultas ODATA
  • Tablas, Vistas, Procedimientos y campos del cubo de BI de Project Server 2013
  • Los campos nativos incluyen tipos de datos, descripciones y referencias.
  • las relaciones entre tablas, vistas, procedimientos almacenados y otros elementos se muestran de forma grafica para facilitar el entendimiento de los mismos.
  • Se puede descargar el archivo de ayuda en el siguiente link.
    • Lo descargas y descomprimes y encuentras dos archivos:
      • OLAPCubeSchemas2013: Archivo de Excel
      • ProjectServer2013_ReportingDB: Archivo de Ayuda en formato HTML

Se debe tener en cuenta que esta aplicación de ayuda y definiciones solo contiene información actualizada para Project Server 2013. No contiene las tablas adicionales de Project Online y no tiene las definiciones de campos personalizados.

  1. Consultar los metadatos mediante ODATA

Mediante ODATA podemos obtener la lista completa de tablas y campos nativos y personalizados, los tipos de datos, las relaciones y las llaves primarias de cada tabla.

La forma como debemos realizar la consulta de los metadatos y entender su resultado es la siguiente:

  • Es nuestro navegador escribir la siguiente instrucción: https://<<MIDOMINIO>&gt;.sharepoint.com/sites/pwa/_api/ProjectData/$metadata
  • La consulta ODATA devuelve un archivo XML con la estructura del esquema de base de datos de Project Online.
  • Cada una de las tablas del esquema se definen con el TAG EntityType
  • Los campos de llave primaria de las tablas se definen dentro del TAG KEY PropertyRef
  • Los campos nativos o personalizados de la tabla se definen con el TAG Property Name
  • Las relaciones entre tablas se definen con el TAG NavigationProperty

Los campos personalizados de Project Online No tienen espacios o caracteres especiales en el nombre del campo. Si admiten tildes, pero si utilizamos esos campos en los filtros de la consulta ODATA debemos reemplazar las tildes por caracteres ASCII-HTML.

Cuando nos conectamos a las tablas de Project mediante ODATA notamos que los nombres de las tablas cambian según el idioma o convenciones. Para obtener los nombres reales de las tablas con el mismo comando podemos obtener lo siguiente:

  • Contraemos el Schema de ReportingData y expandimos el Schema de Project.Server
  • Las tablas con su nombre interno las identificamos con el TAG EntityType
  • Los nombres definidos para consulta o visualización según idioma o visualización se identifican con el TAG EntitySet
  • La mayor diferencia entre los dos corresponde a los nombres en plural de las tablas.
  1. Resumen de tablas y llaves primarias

De la consulta anterior de metadatos en ODATA y para facilitar la obtención de tablas y llaves primarias se relaciona la siguiente tabla resumen:

Nombre de Visualización de la Tabla Nombre Interno de la Tabla Llave Primaria
Proyecto De Análisis De Cartera ProyectoDeAnálisisDeCartera IdDeAnálisis, IdDelProyecto
Análisis De Cartera AnálisisDeCarteras IdDeAnálisis
Departamentos Del Impulsor De Negocio DepartamentoDelImpulsorDeNegocio IdDelDepartamento, IdDelImpulsorDeNegocio
Escenarios De Restricción De Costo EscenarioDeRestricciónDeCoste IdDelEscenario
Escenarios De Restricción Del Recurso EscenarioDeRestricciónDelRecurso IdDelEscenario
Impulsores De Negocio ImpulsorDePriorización IdDelImpulsorDeNegocio
Impulsores De Priorización ImpulsorDePriorización IdDeLaPriorización, IdDelImpulsorDeNegocio
Priorizaciones Priorización IdDeLaPriorización
Proyectos De Escenario De Coste ProyectoDeEscenarioDeCoste IdDelEscenario, IdDelProyecto
Proyectos De Escenario De Recursos ProyectoDeEscenarioDeRecursos IdDelEscenario,IdDelProyecto
Relaciones Del Impulsor De Priorización RelaciónDelImpulsorDePriorización IdDeLaPriorización, IdDelImpulsorDelNegocio1, IdDelImpulsorDelNegocio2
Asignaciones Asignación IdDeLaAsignación, IdDelProyecto
Conjunto De Datos Con Fase Temporal Previsto De La Asignación DatosDeFaseTemporalPrevistaDeLaAsignación Día,IdDeLaAsignación,IdDelProyecto,NúmeroDePrevisión
Conjunto De Datos Con Fase Temporal De La Asignación DatosDeFasesTemporalesDeLaAsignación Día,IdDeLaAsignación,IdDelProyecto
Previsiones De La Asignación PrevisiónDeLaAsignación IdDeLaAsignación, IdDelProyecto, NúmeroDePrevisión
Conjunto De Datos Con Fase Temporal Previsto De La Tarea DatosDeFasesTemporalesPrevistasDeLaTarea Día, IdDelProyecto, IdDeTarea, NúmeroDePrevisión
Previsiones Del Proyecto PrevisiónDelProyecto IdDelProyecto, NúmeroDePrevisión
Proyectos Proyecto IdDelProyecto
Conjunto De Datos Con Fase Temporal Del Flujo De Trabajo Del Proyecto DatosDeFaseDeFlujoDeTrabajoDelProyecto IdDeLaFase, IdDelProyecto
Tareas Tarea IdDelProyecto, IdDeTarea
Previsiones De La Tarea PrevisiónDeLaTarea IdDelProyecto, IdDeTarea, NúmeroDePrevisión
Conjunto De Datos Con Fase Temporal De La Tarea DatosConFasesTemporalesDeLaTarea Día, IdDelProyecto, IdDeTarea
Asociaciones De La Tarea Con El Riesgo AsociaciónDeLaTareaConElRiesgo IdDelProyecto, IdDelRiesgo, IdDeTarea, TipoDeRelación
Asociaciones De La Tarea Del Asunto AsociaciónDeLaTareaDelAsunto IdDelProyecto, IdDeAsunto, IdDeTarea, TipoDeRelación
Asuntos Asunto IdDeAsunto, IdDelProyecto
Resultados Resultado IdDelProyecto, IdDeResultado
Riesgos Riesgo IdDelProyecto, IdDelRiesgo
Afiliaciones Afiliación IdDeLaAfiliación
Comentarios De Las Afiliaciones ComentarioDeLasAfiliaciones IdDelComentario
Conjunto De Datos Con Fase Temporal De Las Afiliaciones DatosConFasesTemporalesDeLasAfiliaciones Día, IdDeLaAfiliación
Conjunto De Datos Con Fases Temporales Del Recurso DatosDeFasesTemporalesDelRecurso Día, IdDelrecurso
Recursos Recurso IdDelrecurso
ResourceDemandTimephasedDataSet ResourceDemandTimephasedData Día, IdDelProyecto, IdDelrecurso
Clases Del Parte De Horas ClaseDeParteDeHoras IdDeLaClaseDelParteDeHoras, IdDelDepartamento
Conjunto De Datos Reales De La Línea Del Parte De Horas DatosRealesDeLíneaDeParteDeHoras Día, IdDeLaLíneaDelParteDeHoras, ÍndiceDeAjuste
Tabla de Fechas HoraEstablecida Día
Líneas Del Parte De Horas LíneaDelParteDeHoras IdDeLaLíneaDelParteDeHoras
Partes De Horas ParteDeHoras IdDeLaLíneaDelParteDeHoras
Períodos Del Parte De Horas PeriodoDelParteDeHoras IdDelPeríodo

Para herramientas como Power BI que solo permiten hacer relaciones con un único campo entre las tablas se hace necesario crear campos concatenados para crear las relaciones en aquellas tablas que tengan más de un campo de llave primaria.


Publicación Original: https://myprojectserver.wordpress.com/2019/01/21/esquema-de-tablas-de-projectserver-y-projectonline/

Como activar la nueva característica de RoadMap para Project Online (PREVIEW)

Desde hace unas semanas Microsoft anunció la nueva funcionalidad de Roadmap para gestión de programas y portafolio en Project Online, pero como sigue aún en versión Preview (de prueba) no está disponible para los tenant actualmente, a menos que ya tengas habilitada la opción en la administración central de Office 365.

Para un detalle inicial de RoadMap revisa mi anterior publicación aquí

Los pasos a tener en cuenta para poder utilizar la funcionalidad de Roadmap son los siguientes:

  • El usuario debe tener licencia de Project Professional o Project Premium
  • La licencia incluye tres componentes que no pueden deshabilitarse, sino la nueva funcionalidad no se ejecutará de forma adecuada:
    • Project P3
    • Flow for Project
    • Common Data Service for Project
  • Un usuario debe haber ingresado al menos una vez al nuevo portal de Home de Project Online: https://project.microsoft.com. Si no se ha ingresado a este portal, el siguiente paso podría no estar disponible.
  • Ingresar a la administración central de Office 365 y ubicar las opciones de Configuración / Servicios y Complementos y luego la opción de Project Online.
  • De acuerdo a como estemos visializando el centro de administración de Office 365 vamos a encontrar la opción de “Active o desactive Plan de Desarrollo para su organización
    • Podemos activar la funcionalidad solo si esta disponible para nuestro tenant en Office 365.
    • Sino nos saldrá el mensaje de “RoadMap no está disponible para su organización” o “La guía básica aún no está disponible para su organización”.
  • Si es posible activar la nueva funcionalidad podremos activar el botón y guardar cambios:
  • Una vez activada vamos al nuevo Home de Project Online y en el botón de “Crear Nuevo” vamos a encontrar 2 opciones:

Lo que sigue a continuación es entrar a configurar los RoadMap que requerimos en nuestro entorno, pero eso será materia de otra publicación.

Agradezco sus comentarios y sugerencias


Publicación Original: https://myprojectserver.wordpress.com/2018/12/21/como-activar-la-nueva-caracteristica-de-roadmap-para-project-online-preview/ 

Roadmaps en #ProjectOnline para gestión de portafolio de proyectos

Microsoft ha anunciado nuevas funcionalidades para Project Online que comenzaran a aparecer en nuestros tenant a partir del primer trimestre de 2019. La mejor funcionalidad de todas es el hecho de poder manejar visualmente portafolios de proyectos o Roadmaps.

image_thumb12

Con esta nueva funcionalidad podremos:

  • Crear roadmaps o portafolio de proyectos
  • Relacionar proyectos a portafolios
  • Tener graficas tipo Gantt con los proyectos relacionados
  • Incluir proyectos de otras plataformas como Planner o Azure Board projects y quizás más adelante de otras fuentes más.
  • Gestionar flujos de trabajo con Microsoft Flow
  • Personalizar el diagrama de Gantt con fechas, colores y formas.
  • Aplicación de filtros para proyectos y líderes.

Con esta nueva funcionalidad Microsoft ha tenido que cambiar la plataforma en su estructura base, como se visualiza en la siguiente imagen:

image_thumb18.png

  • Los elementos de Roadmap y Home no hacían parte de la plataforma anteriormente.

Nos tocará esperar a 2019, pero si quieres un poco más de detalle de estas nuevas funcionalidades puedes consultar a: #Microsoft #Project Roadmap product at a glance #PPM #Office365 #Flow #PowerPlatform #Dynamics365 #Azure #AzureBoards


Publicación Original: https://myprojectserver.wordpress.com/2018/11/15/roadmaps-en-projectonline-para-gestion-de-portafolio-de-proyectos/

Controlar Creación y Actualización de Líneas Base de un proyecto en #ProjectServer y #ProjectOnline

En Project Server (2013 y 2016) y Project Online es posible restringir si los usuarios (en particular los jefes de proyectos) pueden o no crear y actualizar líneas base y a continuación te indico cuales son las opciones de permisos que se deben modificar para poder aplicar estas restricciones:

Por defecto, los jefes de proyectos tiene permiso para crear, modificar y eliminar líneas base de proyectos protegidas y desprotegidas.

Los elementos de seguridad que debemos manejar son los siguientes:

  • Guardar Línea Base Desprotegida:
    • Corresponde a las líneas base del número 6 al número 10
    • Se utilizan para pruebas, ajustes, validaciones, cambios, indicadores.
    • Se recomienda que las maneje el jefe de proyecto a discreción.
  • Guardar Línea Base Protegida:
    • Corresponde a las líneas base del número 0 al número 5.
    • Se utilizan para gestión puntual del proyecto.
    • Son las líneas base reales del proyecto producto de solicitudes de cambio.
    • La línea base 0 debe siempre ser la generadora de indicadores y comparativos.
    • Se recomienda que las maneje la PMO únicamente.

Estos dos tipos de permisos están presentes en los siguientes elementos:

  • Grupo de seguridad: Jefe de Proyectos
    • Guardar Línea Base Desprotegida
  • Categoría de Seguridad: Mis Proyectos
    • Guardar Línea Base Protegida

Según esta distribución de permisos se entiende: Se puede configurar para que los Jefes de Proyectos puedan crear Líneas Base Desprotegidas para sus pruebas y comparativos y la PMO pueda crear Líneas Base Protegidas para los controles de cambio y los indicadores principales.

Los pasos a seguir para poder configurar estos permisos de forma adecuada es:

  • Crear un nuevo grupo de seguridad para los integrantes de la PMO y asignar el permiso de “Guardar Línea Base Protegida” en la categoría de seguridad “Mi Organización”.
    • No asignar la categoría “Mis Proyectos”.
    • Podría o no definirse si se permite manejar “Guardar Línea Base Desprotegida” para los integrantes de la PMO.
  • Modificar el grupo de seguridad “Jefe de Proyectos” y en la categoría “Mis Proyectos” quitar el permiso de “Guardar Línea Base Protegida”.
    • Validar que la categoría de seguridad “Mis Proyectos” esté asignada al grupo de seguridad.

Cuando los cambios han sido aplicados y el jefe de proyectos intenta modificar la línea base de sus proyectos Project Professional le muestra el siguiente mensaje:

13-Warning-dialog-for-Protected-Baseline

Es una mejor práctica en las empresas que sea solo la PMO quien gestione las líneas base de los proyectos y que solo mediante controles de cambio se creen o modifiquen las mismas.

Si requieren un paso a paso de como crear y modificar los grupos de seguridad de Project los invito a leer el blog relacionado con el tema: Using Protected Baselines


Publicación Original: https://myprojectserver.wordpress.com/2018/11/14/controlar-creacion-y-actualizacion-de-lineas-base-de-un-proyecto-en-projectserver-y-projectonline/

Cambiar el Modo de Seguridad de #ProjectOnline – NUEVA UBICACIÓN

Project Server y Project Online permiten cambiar el modo gestión de la seguridad de los proyectos, usuarios y sitios de proyectos.

Como se entiende cada modo de seguridad (por Project o por SharePoint) puede enterderse mejor revisando los 3 siguientes enlaces:

El objetivo del siguiente blog es mostrar los pasos que debemos ejecutar para cambiar el modo de seguridad unicamente en Project Online y el cambio que Microsoft anuncio al respecto:

Para realizar el cambio de modo de seguridad hasta octubre de 2018 era el siguiente:

  • Autenticandonos con un usuario administrador de Office 365 ingresamos a la consola de administración de SharePoint Online.

Imagen1

  • Seleccionamos la instancia de PWA que vamos a configurar y luego en el menú superior seleccionamos la opción de Project Web App y de la lista desplegable damos clic en la opción configuración.

Imagen2

  • En la ventana de configuración seleccionamos el modo de seguridad de Project o SharePoint.

Imagen3

Dependiendo el modo seleccionado por la instancia se aplicarán los cambio en la instancia de forma inmediata.

Tenga en cuenta que el cambio de modo de seguridad eliminará cualquier personalización preexistente

El problema aumenta teniendo en cuenta lo siguiente:

El cambio del modo de seguridad se realiza desde la consola de administración central de SharePoint y no desde cada instancia de PWA

Microsoft ha decidido facilitar esta configuración y establecer la opción de Modo de Seguridad en cada instancia de PWA. Este cambio aún no aparece en todos los Tenants de Office 365 debido a las implementaciones graduales, pero en el mes de noviembre debería estar disponible en toda la plataforma.

Donde estará ubicada esta funcionalidad:

Imagen4