Eliminación permanente de sitio de grupo en SharePoint Online

Existen múltiples causas para eliminar un sitio en SharePoint Online. Entre las principales puede considerarse la creación de un sitio por error, la reestructuración de un portal o por tareas de depuración y mantenimiento realizadas por el usuario administrador cuando encuentra que existen múltiples sitios que fueron poco utilizados y por consiguiente quisiera recuperar espacio utilizado.

Si bien la eliminación de estos sitios no llega a presentar problema para los que se han acostumbrado a la administración de sitios de entorno clásico de SharePoint, con la llegada de los nuevos sitios de grupo de SharePoint Online el proceso de eliminación puede ser un poco más complejo.

Imaginemos el caso en el que como administrador tengo que crear un sitio de grupo que sirva como el portal para el área Financiera, durante la creación del sitio no seleccione idioma adecuado de este, por lo cual después de su creación deberé eliminarlo para posteriormente crearlo adecuadamente. Sin embargo, después de eliminarlo noto que no es posible utilizar la misma URL del sitio eliminado.

En esta entrada encontraremos algunas consideraciones a la hora de realizar tareas de eliminación de sitios y grupos de Office 365, así como el proceso de ejecución del cmdlet Remove-SPODeletedSite, utilizado para eliminar un sitio de forma permanente de la plataforma.

Consideraciones

  • A diferencia de un sitio de grupo, al crear un sitio de comunicación, no se creará un grupo de Office 365.
  • Al eliminar un sitio de grupo, también se eliminará el grupo de Office 365 vinculado.

  • Al eliminar un sitio de grupo tendrá 93 días para restaurarlo. Para restaurar el sitio diríjase a la opción Sitios eliminados de su Centro de administración de SharePoint, seleccione el sitio que desee restaurar y haga clic en el botón Restaurar.


  • Al eliminar un grupo de Office 365 tendrá 30 días para restaurarlo. Para restaurar el grupo diríjase a la opción Destinatarios >
    Grupos de su Centro de administración de Exchange, seleccione el grupo que desee restaurar y haga clic en el enlace de la sección de Estado del lado derecho de la página.

  • Si ha creado un sitio de grupo y por alguna razón debe eliminarlo, la URL del sitio eliminado no estará disponible inmediatamente. Esto se debe a que el sitio eliminado se conserva por 93 días.
  • Si desea eliminar un sitio de forma permanente desde la interfaz de usuario de Office 365, no podrá hacerlo pues el sitio eliminado aún conserva la vinculación con el grupo de Office 365 aun cuando el grupo también ha sido eliminado.

Ejecución del cmdlet Remove-SPODeletedSite

Conectándose al servicio de SharePoint Online desde PowerShell

  • Ejecute como administrador la herramienta de Powershell
  • Ejecutamos el comando Connect-SPOService para conectarnos a SharePoint Online desde Powershell, para ello necesitaremos contar con la dirección URL de nuestro centro de administración de SharePoint Online.

    Ejemplo: Connect-SPOService https://empresa-admin.sharepoint.com

  • Al hacer ENTER se mostrará una ventana de autenticación en donde deberá incluir las credenciales de usuario.
  • Una vez haya terminado de realizar las instrucciones en la consola de Powershell, deberá desconectarse del servicio de SharePoint Online, ejecutando el comando Disconnect-SPOService.

Ejecución del cmdlet Remove-SPODeletedSite

Para tener en cuenta: Para poder utilizar el cmdlet Remove-SPODeletedSite deberá ser administrador global de SharePoint Online y administrador de la colección de sitios a ser eliminada.

  • Ejecutamos el comando Remove-SPODeletedSite para eliminar el sitio de forma permanente. Necesitaremos la dirección URL del sitio la cual podremos obtener desde la página de Sitios eliminados.

    Ejemplo: Remove-SPODeletedSite -Identity https://empresa.sharepoint.com/sites/TI

  • Al ejecutar el comando, nos solicitara una confirmación de eliminación. En nuestro caso digitaremos la tecla “Y” y luego presionamos ENTER.
  • Finalmente, el sitio es eliminado de forma permanente.

Publicación original: https://shpoint.wordpress.com/2019/03/28/eliminacion-permanente-de-sitio-de-grupo-en-sharepoint-online/

Cambiar el tiempo de conservación de elementos eliminados en Exchange Online

En ocasiones puede llegar a presentarse que lleguemos a eliminar de manera permanente un elemento de Microsoft Outlook o Outlook Web (anteriormente conocido como Outlook Web App) y deseamos recuperarlo. Este elemento es movido a una carpeta (eliminaciones de elementos > recuperables) y es conservado allí por un periodo de 14 días, de forma predeterminada. Sin embargo, como usuario administrador de Exchange puede cambiar el tiempo que se conservan los elementos, hasta un máximo de 30 días.

A continuación, le explicaremos el proceso de configuración.

Conectandose al servicio de Exchange Online desde PowerShell

  • Ejecute como administrador la herramienta de Powershell
  • Ejecute el comando $UserCredential = Get-Credential. Una vez lo haya hecho aparecerá una ventana en donde deberá ingresar las credenciales del usuario.
  • Ejecutamos el comando $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection para conectarnos al servicio de Exchange Online desde Powershell.
  • Finalmente ejecute el comando Import-PSSession $Session -DisableNameChecking para iniciar la sesión.
  • Una vez haya terminado de realizar las instrucciones en la consola de Powershell, asegúrese de desconectar la sesión desconectarse del servicio de SharePoint Online, ejecutando el comandoRemove-PSSession $Session.

Cambiar el tiempo para un buzón de correo

  • Una vez conectado, se ejecuta el comando Get-MailBox con el cual obtendremos la lista de buzones de correo disponibles en el tenant.
  • Para este ejemplo vamos a incrementar el número de dias de conservación para el buzón de correo wcarrillo al máximo.

    Ejecutamos el comando: Set-Mailbox -Identity “wcarrillo” -RetainDeletedItemsFor 30

  • Para validar que el cambio haya sido realizado ejecutamos el siguiente comando: Get-Mailbox “wcarrillo” | Format-List RetainDeletedItemsFor

Importante: Si desea colocar un buzón en In-Place Hold and Litigation Hold para ignorar el límite de retención, asegúrese de que el buzón tiene asignada una licencia de usuario de Exchange Online (Plan 2).

Cambiar el tiempo para todos los buzones de correo

  • Para incrementar el número de dias de conservación para todos los buzones de correo
    al máximo.

    Ejecutamos el comando: Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq ‘UserMailbox’)} | Set-Mailbox -RetainDeletedItemsFor 30

  • Para validar que el cambio haya sido realizado ejecutamos el siguiente comando: Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq ‘UserMailbox’)} | Format-List Name,RetainDeletedItemsFor


Publicación original: https://shpoint.wordpress.com/2019/03/05/cambiar-el-tiempo-de-conservacion-de-elementos-eliminados-en-exchange-online/

Nueva imagen de Office 365 NavBar en OneDrive for Business y SharePoint Online

Microsoft está actualizando Office 365 NavBar en OneDrive empresarial, SharePoint Online y sus respectivos centros de administración, para alinear el aspecto de NavBar en Office.com y Outlook.com.

Después de que ocurra este cambio, OneDrive for Business, SharePoint Online, su centro de administración de OneDrive for Business y su centro de administración de SharePoint Online se actualizarán con una nueva barra de navegación que se alinea con la experiencia de la barra de navegación en Outlook.com y Office.com. La barra de navegación de Office 365 proporciona funciones y funciones compartidas que reúnen OneDrive for Business, SharePoint Online y Outlook, y simplifica su interacción con la barra de navegación.


Para más detalle: https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-OneDrive-Blog/OneDrive-Message-Center-Updates-January-15th-to-January-31st/ba-p/332041

Centro de mensajes de Office 365

Microsoft ha anunciado que están actualizando Message Center para admitir notificaciones por correo electrónico y otras preferencias del centro de mensajes para roles de administración personalizados.


Para más detalle: https://support.office.com/es-es/article/centro-de-mensajes-en-office-365-38fb3333-bfcc-4340-a37b-deda509c2093?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES

Actualizaciones de experiencia de usuario de Outlook para Windows

Microsoft presenta varias actualizaciones a Outlook para Windows. La función “próximamente” ofrece una vista previa de las nuevas experiencias de usuario que llegan a Outlook, como una cinta nueva y simplificada, y brinda a los clientes la oportunidad de probar la experiencia a su conveniencia. Microsoft va a implementar estos cambios en el transcurso de las próximas semanas.


Para más detalle: https://techcommunity.microsoft.com/t5/Outlook-Blog/Designed-for-Simplicity-User-experience-updates-to-Outlook-for/ba-p/241590

Tipos de contenido de biblioteca moderna y plantillas de documento en SharePoint Online

Microsoft está trabajando en una nueva característica en SharePoint Online que permitirá agregar plantillas de documentos a una biblioteca de SharePoint como cualquier tipo de contenido. También están agregando la capacidad de agregar, ocultar o reordenar las nuevas opciones de tipo archivo.


Para más detalle: https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-SharePoint-Blog/Announcing-new-file-template-management-for-document-library/ba-p/238374

Nuevas capacidades de administración de grupo en el centro de administración de SharePoint Online

Microsoft anuncia que están actualizando las capacidades de administración del grupo de office 365 en el centro de administración de SharePoint Online. Después de este cambio, los administradores se SharePoint Online podrán realizar las siguientes tareas en los sitios del equipo de SharePoint Online vinculados a los grupos de Office 365: crear, eliminar, restaurar y cambiar los propietarios del grupo.


Para más detalle: https://docs.microsoft.com/es-es/sharepoint/sharepoint-admin-role

Nueva función: edite la dirección de correo electrónico de un grupo de Office 365 con un nuevo cmdlet

Microsoft lanza un nuevo Cmdlet de Exchange Online PowerShell que te va a permitir editar la dirección de correo electrónico de un grupo de office 365 que ya se ha creado. Solo tú y los usuarios con permisos de nivel de administrador podrán utilizar esta función.


Para más detalle: https://docs.microsoft.com/es-es/powershell/module/exchange/users-and-groups/set-unifiedgroup?view=exchange-ps

Presentamos el centro de administración de Microsoft 365

Microsoft presenta el nuevo centro de administración para Office 365 el cual está disponible en todo el mundo. Para utilizar el nuevo centro de administración de Office 365, sigue las instrucciones que se encuentran en la página oficial de Microsoft.


Para más detalle: https://techcommunity.microsoft.com/t5/Office-365-Blog/Introducing-the-Microsoft-365-Admin-Center/ba-p/167392

Administrar el uso compartido en OneDrive y SharePoint

Microsoft anuncia nueva actualización para la configuración del centro de administración OneDrive para las empresas. Ahora Outlook Desktop te permite ver y editar permisos predeterminados en el centro de administración.


Para más detalle: https://support.office.com/es-es/article/administrar-el-uso-compartido-en-onedrive-y-sharepoint-ee8b91c5-05ec-44c2-9796-78fa27ec8425?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES