Eliminación permanente de sitio de grupo en SharePoint Online

Existen múltiples causas para eliminar un sitio en SharePoint Online. Entre las principales puede considerarse la creación de un sitio por error, la reestructuración de un portal o por tareas de depuración y mantenimiento realizadas por el usuario administrador cuando encuentra que existen múltiples sitios que fueron poco utilizados y por consiguiente quisiera recuperar espacio utilizado.

Si bien la eliminación de estos sitios no llega a presentar problema para los que se han acostumbrado a la administración de sitios de entorno clásico de SharePoint, con la llegada de los nuevos sitios de grupo de SharePoint Online el proceso de eliminación puede ser un poco más complejo.

Imaginemos el caso en el que como administrador tengo que crear un sitio de grupo que sirva como el portal para el área Financiera, durante la creación del sitio no seleccione idioma adecuado de este, por lo cual después de su creación deberé eliminarlo para posteriormente crearlo adecuadamente. Sin embargo, después de eliminarlo noto que no es posible utilizar la misma URL del sitio eliminado.

En esta entrada encontraremos algunas consideraciones a la hora de realizar tareas de eliminación de sitios y grupos de Office 365, así como el proceso de ejecución del cmdlet Remove-SPODeletedSite, utilizado para eliminar un sitio de forma permanente de la plataforma.

Consideraciones

  • A diferencia de un sitio de grupo, al crear un sitio de comunicación, no se creará un grupo de Office 365.
  • Al eliminar un sitio de grupo, también se eliminará el grupo de Office 365 vinculado.

  • Al eliminar un sitio de grupo tendrá 93 días para restaurarlo. Para restaurar el sitio diríjase a la opción Sitios eliminados de su Centro de administración de SharePoint, seleccione el sitio que desee restaurar y haga clic en el botón Restaurar.


  • Al eliminar un grupo de Office 365 tendrá 30 días para restaurarlo. Para restaurar el grupo diríjase a la opción Destinatarios >
    Grupos de su Centro de administración de Exchange, seleccione el grupo que desee restaurar y haga clic en el enlace de la sección de Estado del lado derecho de la página.

  • Si ha creado un sitio de grupo y por alguna razón debe eliminarlo, la URL del sitio eliminado no estará disponible inmediatamente. Esto se debe a que el sitio eliminado se conserva por 93 días.
  • Si desea eliminar un sitio de forma permanente desde la interfaz de usuario de Office 365, no podrá hacerlo pues el sitio eliminado aún conserva la vinculación con el grupo de Office 365 aun cuando el grupo también ha sido eliminado.

Ejecución del cmdlet Remove-SPODeletedSite

Conectándose al servicio de SharePoint Online desde PowerShell

  • Ejecute como administrador la herramienta de Powershell
  • Ejecutamos el comando Connect-SPOService para conectarnos a SharePoint Online desde Powershell, para ello necesitaremos contar con la dirección URL de nuestro centro de administración de SharePoint Online.

    Ejemplo: Connect-SPOService https://empresa-admin.sharepoint.com

  • Al hacer ENTER se mostrará una ventana de autenticación en donde deberá incluir las credenciales de usuario.
  • Una vez haya terminado de realizar las instrucciones en la consola de Powershell, deberá desconectarse del servicio de SharePoint Online, ejecutando el comando Disconnect-SPOService.

Ejecución del cmdlet Remove-SPODeletedSite

Para tener en cuenta: Para poder utilizar el cmdlet Remove-SPODeletedSite deberá ser administrador global de SharePoint Online y administrador de la colección de sitios a ser eliminada.

  • Ejecutamos el comando Remove-SPODeletedSite para eliminar el sitio de forma permanente. Necesitaremos la dirección URL del sitio la cual podremos obtener desde la página de Sitios eliminados.

    Ejemplo: Remove-SPODeletedSite -Identity https://empresa.sharepoint.com/sites/TI

  • Al ejecutar el comando, nos solicitara una confirmación de eliminación. En nuestro caso digitaremos la tecla “Y” y luego presionamos ENTER.
  • Finalmente, el sitio es eliminado de forma permanente.

Publicación original: https://shpoint.wordpress.com/2019/03/28/eliminacion-permanente-de-sitio-de-grupo-en-sharepoint-online/

Cambiar el tiempo de conservación de elementos eliminados en Exchange Online

En ocasiones puede llegar a presentarse que lleguemos a eliminar de manera permanente un elemento de Microsoft Outlook o Outlook Web (anteriormente conocido como Outlook Web App) y deseamos recuperarlo. Este elemento es movido a una carpeta (eliminaciones de elementos > recuperables) y es conservado allí por un periodo de 14 días, de forma predeterminada. Sin embargo, como usuario administrador de Exchange puede cambiar el tiempo que se conservan los elementos, hasta un máximo de 30 días.

A continuación, le explicaremos el proceso de configuración.

Conectandose al servicio de Exchange Online desde PowerShell

  • Ejecute como administrador la herramienta de Powershell
  • Ejecute el comando $UserCredential = Get-Credential. Una vez lo haya hecho aparecerá una ventana en donde deberá ingresar las credenciales del usuario.
  • Ejecutamos el comando $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection para conectarnos al servicio de Exchange Online desde Powershell.
  • Finalmente ejecute el comando Import-PSSession $Session -DisableNameChecking para iniciar la sesión.
  • Una vez haya terminado de realizar las instrucciones en la consola de Powershell, asegúrese de desconectar la sesión desconectarse del servicio de SharePoint Online, ejecutando el comandoRemove-PSSession $Session.

Cambiar el tiempo para un buzón de correo

  • Una vez conectado, se ejecuta el comando Get-MailBox con el cual obtendremos la lista de buzones de correo disponibles en el tenant.
  • Para este ejemplo vamos a incrementar el número de dias de conservación para el buzón de correo wcarrillo al máximo.

    Ejecutamos el comando: Set-Mailbox -Identity “wcarrillo” -RetainDeletedItemsFor 30

  • Para validar que el cambio haya sido realizado ejecutamos el siguiente comando: Get-Mailbox “wcarrillo” | Format-List RetainDeletedItemsFor

Importante: Si desea colocar un buzón en In-Place Hold and Litigation Hold para ignorar el límite de retención, asegúrese de que el buzón tiene asignada una licencia de usuario de Exchange Online (Plan 2).

Cambiar el tiempo para todos los buzones de correo

  • Para incrementar el número de dias de conservación para todos los buzones de correo
    al máximo.

    Ejecutamos el comando: Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq ‘UserMailbox’)} | Set-Mailbox -RetainDeletedItemsFor 30

  • Para validar que el cambio haya sido realizado ejecutamos el siguiente comando: Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq ‘UserMailbox’)} | Format-List Name,RetainDeletedItemsFor


Publicación original: https://shpoint.wordpress.com/2019/03/05/cambiar-el-tiempo-de-conservacion-de-elementos-eliminados-en-exchange-online/

Project Online no Muestra Datos de Asignación en las Graficas del Centro de Recursos – SOLUCIÓN

Cuando consultamos nuestro Project Online, luego de publicar proyectos con recursos del servidor y queremos validar su capacidad y disponibilidad nos encontramos en algunos casos con el siguiente error:

Planificación de la Capacidad en Project Online

PWA no muestra información de asignaciones sobre ninguno de los recursos que seleccionemos para revisar.

El problema se debe a que no hemos configurado una opción que se llama “Creación de Informes”

Creación de Informes en Project Online

Esta funcionalidad, nueva en Project Online (relativamente), permite configurar como se gestionaran las fechas para los reportes de la plataforma, lo malo, es que en ninguna parte indica que al no configurar esta opción no podríamos ver las asignaciones en el centro de recursos.

Para configurar esta opción debemos validar:

Creación de Informes en Project Online
  • Nunca: Opción que viene por defecto
  • Diariamente: Opción más recomendada si luego en nuestros reportes queremos poder tener opciones de cambiarlo a semanal, mensual u otro tipos de periodos.
  • Semanalmente: Esta opción nos limita a establecer en nuestros reportes periodos como mínimo de semanas (no días) y la semana depende de la configuración regional de SharePoint.
  • Mensualmente: Igual que el tema semanal.
  • Por Periodo Fiscal: Se configurará de acuerdo a la tabla de fechas de nuestro periodo fiscal.

Para solucionar nuestro problema con las graficas de asignación y capacidad de recursos debemos seleccionar una de esas opciones.

Una vez realizado el cambio debemos publicar TODOS nuestros proyectos para que tomen el cambio. Sin esta publicación las graficas y reportes seguirán sin mostrar datos de asignaciones.


Planificación de Capacidad Actualizado

Una vez publicados al menos un proyecto ya podremos ver las graficas y las tablas de asignaciones con datos reales.

Para tener más detalles de las configuraciones de la creación de reportes te recomiendo una publicación anterior: Configuración Regional en Project Online


Publicación original: https://myprojectserver.wordpress.com/2019/03/26/project-online-no-muestra-datos-de-asignacion-en-las-graficas-del-centro-de-recursos-solucion/

Nuevas Funcionalidades de #PowerBI para Marzo 2019

Las nuevas funcionalidades y características de Power BI para este mes presentan las siguientes opciones:

A nivel de diseño de reportes:

  • Nuevas opciones de mapa de calor para mapas en bing, personalizando colores, tamaños y transparencia.
  • Resaltado de datos en los ejes (X y Y) para permitir selección de valores en los ejes, lo que a su vez resalta el conjunto de valores de la grafica.
  • Formato personalizado sobre el tooltip nativo, lo cual permite establecer fondo, tamaño, color y tipo de fuente y transparencias.
  • Agregar URL estáticas a botones o graficas, para utilizarlos como enlaces a páginas externa, ayuda u otros.
  • Interacción con las visualizaciones mejorada a nivel de teclado, para navegar entre categorías, ejes y valores permitiendo un mejor manejo para personas que prefieren el teclado.
  • Jerarquía de fechas disponible en todos los campos de fechas por defecto con las opciones de año, trimestre, mes y día.

A nivel de nuevas visualizaciones:

  • Microsoft ha certificado muchas más graficas de Power BI para ser descargadas desde la tienda. estas visualizaciones permiten el control de licencias y se integran con todas las nuevas funcionalidades de Power BI.
  • Craydec Regression Chart nueva visualización para análisis de dispersión de datos y tendencias. Visualización con licencia restringida.
  • Power Slicer nueva visualización con diferentes formatos de filtros para mejorar el componente nativo. Visualización con licencia gratuita.

A nivel de modelamiento de datos:

  • El modelo de relaciones ya no se encuentra en Preview sino definitivo, como mejoras como agrupación por carpetas de varios campos relacionados en las tablas.
  • Nuevas formulas DAX: ContainsString or ContainsStringExact para manejo de cadenas de caracteres. DistinctCountNoBlank para el conteo de registros que no estén vacios, y LookupValue con nuevos parámetros y ALL sin parámetros para quitar todos los filtros según el contexto al cual se aplica la función.

Recuerda que puedes descargar la última versión de Power BI de la página oficial o desde la tienda de Windows 10, lo cual se recomienda porque siempre estarás actualizado

Campos Personalizados Restringidos de #ProjectOnline y #ProjectServer

Cuando tenemos una instancia de PWA nativa, sin personalizaciones, encontramos que la opción de “Campos personalizados de empresa y tablas de búsqueda” contiene una serie de campos predefinidos que debemos configurar, como son:

Campos personalizados de empresa nativos

Cuando creamos nuestros propios campos personalizados, debemos tener en cuenta que Project Online posee una serie de campos por defecto que debemos respetar y no podemos crear nuestros campos con nombres iguales. los campos personalizados restringidos son los siguientes:

Divisa Palabras Clave
Nombre De Autor Asuntos Pendientes
Project Identifier Riesgos Activos
Título Del Proyecto Prioridad
Activo Tipo De Proyecto
Administrador Última Modificación
Cagetoría Compañía
Contacto Detener
Crítico Documentos
Hipervínculo Marcado
Notas Estado

Estos campos ya vienen por defecto, aunque algunos de ellos no podamos personalizarlos. de estos campos, algunos son calculados, como por ejemplo:

Activo Asuntos Pendientes
Administrador Riesgos Activos
Crítico Última Modificación
Estado Tipo De Proyecto

Otras consideraciones son:

  • La divisa del proyecto se puede modificar únicamente desde Project Professional en la pestaña de opciones. Se puede desde PWA limitar una única divisa para todos los proyectos.
  • El autor del proyecto es el mismo propietario.
  • Los campos Categoría, Compañía NO pueden diligenciarse en ninguna pestaña ni en Project Profesional. son como campos para futuros usos.
  • El campo Notas y Contacto , corresponden a la tarea 0 del cronograma aunque a su vez se puede utilizar en las tareas del mismo.

Como nota adicional:

Estos campos también están restringidos en Project Server 2013/2016 y aplican las mismas consideraciones.

Cuando creamos nuestros campos debemos tener en cuenta además:

  • Podemos utilizar tildes y caracteres especiales (Ej. %), pero cuando nos conectamos por ODATA a estos datos, estos caracteres presentaran diferencias, por ejemplo, el carácter % será omitido.
  • Si utilizamos Project Server y configuramos el cubo de BI, NO podremos utilizar tildes ni caracteres especiales. El cubo No podrá construirse o actualizarse.

Para consultar sobre todos los campos de Project y sus descripciones puedes consultar un blog anterior: Campos personalizados de Project Online

Cambiar el tiempo de conservación de elementos eliminados en Exchange Online

En ocasiones puede llegar a presentarse que lleguemos a eliminar de manera permanente un elemento de Microsoft Outlook o Outlook Web (anteriormente conocido como Outlook Web App) y deseamos recuperarlo. Este elemento es movido a una carpeta (eliminaciones de elementos > recuperables) y es conservado allí por un periodo de 14 días, de forma predeterminada. Sin embargo, como usuario administrador de Exchange puede cambiar el tiempo que se conservan los elementos, hasta un máximo de 30 días.

A continuación, le explicaremos el proceso de configuración.

Conectandose al servicio de Exchange Online desde PowerShell

  • Ejecute como administrador la herramienta de Powershell
  • Ejecute el comando $UserCredential = Get-Credential. Una vez lo haya hecho aparecerá una ventana en donde deberá ingresar las credenciales del usuario.
  • Ejecutamos el comando $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection para conectarnos al servicio de Exchange Online desde Powershell.
  • Finalmente ejecute el comando Import-PSSession $Session -DisableNameChecking para iniciar la sesión.
  • Una vez haya terminado de realizar las instrucciones en la consola de Powershell, asegúrese de desconectar la sesión desconectarse del servicio de SharePoint Online, ejecutando el comando Remove-PSSession $Session.

Cambiar el tiempo para un buzón de correo

  • Una vez conectado, se ejecuta el comando Get-MailBox con el cual obtendremos la lista de buzones de correo disponibles en el tenant.
  • Para este ejemplo vamos a incrementar el número de dias de conservación para el buzón de correo wcarrillo al máximo.

    Ejecutamos el comando: Set-Mailbox -Identity “wcarrillo” -RetainDeletedItemsFor 30

  • Para validar que el cambio haya sido realizado ejecutamos el siguiente comando: Get-Mailbox “wcarrillo” | Format-List RetainDeletedItemsFor

Importante: Si desea colocar un buzón en In-Place Hold and Litigation Hold para ignorar el límite de retención, asegúrese de que el buzón tiene asignada una licencia de usuario de Exchange Online (Plan 2).

Cambiar el tiempo para todos los buzones de correo

  • Para incrementar el número de dias de conservación para todos los buzones de correo
    al máximo.

    Ejecutamos el comando: Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq ‘UserMailbox’)} | Set-Mailbox -RetainDeletedItemsFor 30

  • Para validar que el cambio haya sido realizado ejecutamos el siguiente comando: Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq ‘UserMailbox’)} | Format-List Name,RetainDeletedItemsFor

Espero que esta información les sea de utilidad.


Publicación Original: https://shpoint.wordpress.com/2019/03/05/cambiar-el-tiempo-de-conservacion-de-elementos-eliminados-en-exchange-online/

Creación de Informes en Power BI 2019 Parte 3

En el siguiente vídeo vas a encontrar la continuidad de muchos de los pasos que tengo en cuenta al momento de diseñar un informe en Power BI. Haciendo uso de diferentes opciones que nos brinda la herramienta (Drillthrough, grupos y jerarquías)

 

 


Publicación Original: https://powerbiespanol.wordpress.com/2019/01/24/creacion-de-informes-en-power-bi-2019-parte-3/

Creación de Informes en Power BI 2019 Parte # 2

En este vídeo damos continuidad a la creación de un informe en Power BI (Recuerden que pueden salir muchos más), ya que la idea es que te lleves una guía completa de las cosas que puedes hacer con la herramienta.

En esta segunda parte ya empezamos a utilizar visualizaciones (Gráficos) teniendo en cuenta que cada una de ellas se personaliza de una manera distinta (Diseño y Estructura).

Nuevas caracteristicas de Power BI – Febrero 2019

Como cada mes, Microsoft Actualiza la versión de Power BI Desktop con nuevas funcionalidades. Para este mes de febrero de 2019 las nuevas características son:

De las principales características a nivel de diseño de reportes se presenta:

  • Panel de filtro personalizable: Ahora es posible definir el formato del nuevo panel de filtros de Power BI, personalizando fuentes, tamaños, colores y resaltes.
  • Mejoras en el resalte de gráficos de líneas: Cuando se seleccione un punto de la línea de un gráfico o todos los valores de una categoría el gráfico mostrará el resalte de los valores de forma visual más resaltado, indicando los puntos seleccionados.
  • Títulos de las gráficas multilíneas: Los títulos de las gráficas nativas podrán tener hasta 3 líneas de texto.
  • Interacción de filtros por defecto: Ahora será posible establecer si cuando damos clic en un gráfico los demás gráficos se filtren por defecto. Anteriormente no se filtraban, sino que se resaltaban sobre el total de los valores de las gráficas.
    • La edición de interacción sigue disponible y se pueden cambiar las opciones de filtros o sobreposición entre las gráficas.
  • Bordes de gráficos redondeados: Al utilizar líneas en los bordes de los gráficos ahora se podrá activar la opción de redondearlos.

Con respecto a los nuevos elementos de análisis de datos en Power BI se presentan muy buenas opciones:

  • Influenciadores claves: Nuevo objeto visual que permite realizar análisis de datos de forma automatizada de acuerdo a:
    • Que variables quiero que PBI analice
    • Cada uno de los valores analizados permite visualizar un gráfico especifico de los valores que representan el análisis. los gráficos son seleccionados de forma automática de acuerdo a los datos analizados y no pueden escogerse.
    • en la pestaña Segmentos Top se pueden analizar los datos de acuerdos a segmentos creados por el análisis y su composición de acuerdo a los datos analizados.
    • Excelente nueva funcionalidad.
  • Preguntas y respuestas (Q&A) mejorado: ahora soporta sugerencia de preguntas y análisis de datos (explicar los datos obtenidos)
    • Me sorprende esta funcionalidad.
  • Pyton y R Script mejorados: los editores ofrecen mejores facilidades para el usuario al momento de definir el código fuente.

Con respecto a los nuevos gráficos y visualizaciones en Power BI las nuevas opciones son las siguientes:

  • Pagos integrados de visualizaciones: desde Power BI podremos comprar graficas no nativas o solicitar Trail de los mismos.
  • Dona avanzada: con filtros y animaciones mejoradas y categorías de datos personalizadas. (grafica PAGA)
  • Combo avanzado: gráfica para analizar datos con barras y líneas con filtros y animaciones mejoradas (grafica PAGA)
  • Escalas de tiempo avanzadas: grafica para análisis de datos en escalas de tiempo con filtros y animaciones acordes a rangos de fechas (grafica PAGA)
  • Red de datos avanzada: análisis de datos con relaciones entre si mediante red de datos que permite filtros y animaciones con interacciones con otros elementos del reporte (grafica PAGA)
  • Gráfico de líneas con varianzas: gráficos para análisis de varianzas de datos (grafica PAGA)
  • KPImg: Indicador KPI que permite establecer imágenes de fondo según el resultado de los cálculos, en lugar de simples iconos o colores representativos.
  • Ultimate KPI: KPI que permite visualizar los datos actuales Vs el plan o meta del año actual Vs el año anterior. el resultado puede establecerse con colores de semáforo representativos de acuerdo al cumplimiento de las metas. (grafica PAGA)

Muy buenas funcionalidades que desde diciembre se estaban esperando ya que en enero no hubo publicación de nuevas funcionalidades.

Nueva imagen de Office 365 NavBar en OneDrive for Business y SharePoint Online

Microsoft está actualizando Office 365 NavBar en OneDrive empresarial, SharePoint Online y sus respectivos centros de administración, para alinear el aspecto de NavBar en Office.com y Outlook.com.

Después de que ocurra este cambio, OneDrive for Business, SharePoint Online, su centro de administración de OneDrive for Business y su centro de administración de SharePoint Online se actualizarán con una nueva barra de navegación que se alinea con la experiencia de la barra de navegación en Outlook.com y Office.com. La barra de navegación de Office 365 proporciona funciones y funciones compartidas que reúnen OneDrive for Business, SharePoint Online y Outlook, y simplifica su interacción con la barra de navegación.


Para más detalle: https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-OneDrive-Blog/OneDrive-Message-Center-Updates-January-15th-to-January-31st/ba-p/332041