Qué son las clasificaciones de Línea en PWA #ProjectServer #ProjectOnline

Dentro de las configuraciones de PWA tenemos la opción de Configuraciones de Línea, donde la descripción de configuración por parte de la plataforma es:

Puede duplicar las líneas del parte de horas para fines comerciales o por razones contables. Para admitirlas, defina las clasificaciones de las líneas del parte de horas, que se convertirán en el identificador exclusivo de una línea del parte de horas.

¿Qué logramos con esta configuración en términos efectivos?

La Configuración de línea permite que las tareas de tipo personal y de asignación de los recursos en el parte de horas tengan una clasificación diferente y por tanto en términos de reportes podamos diferenciarlas de las horas administrativas y de trabajo de proyectos.

Una vez se crea una nueva clasificación de línea, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Se puede definir nombre, descripción y el estado.
  • Podrá eliminarla de forma inmediata si está línea no se ha usado nunca.
  • Una vez utilizada al menos una sola vez, NO se podrá eliminar.
  • En caso de no requerir utilizarla, se puede cambiar su estado a inactiva.

Una vez creada la clasificación de línea, ¿Cómo los recursos hacen uso de ella?

  • En el menú lateral de PWA ingresamos Parte de Horas (TimeSheet).
  • En la tabla de registros encontramos los registros de tiempo administrativo y tareas de proyecto para reportes. Si la lista está vacía es porque no tenemos habilitado un periodo del parte de horas.
  • En el menú de agregar fila encontramos dos posibles opciones:
    • Seleccionar entre asignaciones existentes
    • Agregar tarea personal
  • En ambas opciones podremos crear el nuevo registro, pero a su vez identificar la clasificación de línea que se quiere especificar.

Seleccionar Entre Asignaciones Existentes

  • Seleccionamos en la ventana de configuración el proyecto y las tareas que queremos reportar avance e indicamos la clasificación de línea a la que pertenece.
  • Puedo seleccionar más de una tarea y puedo seleccionar tareas de diferentes proyectos al tiempo.
  • Los comentarios con opcionales.
  • Damos clic en Aceptar.

Agregar Tarea Personal

  • Se define el nombre de la tarea por parte del recurso y la clasificación de línea asignada.
  • Los comentarios con opcionales.
    Damos clic en Aceptar.

Una vez realizadas las acciones vemos la tabla de datos del Parte de Horas con la siguiente forma:

  • En la columna Nombre del Proyecto podemos identificar que se diferencias las tareas de proyectos de las tareas personales.
    • En los proyectos indica el nombre del proyecto.
    • En tareas personales indica “Tareas Personales”.
    • En los tiempos administrativos indica “Administrativos”.
  • En la columna Nombre o descripción de la tarea podemos identificar los nombre de las tareas de proyectos, las tareas personales o los nombres de los tiempos administrativos.
  • En la columna Categoría de Facturación de puede identificar la clasificación de línea a la que pertenece. Los tiempos administrativos por defecto no muestran la clasificación, pero pertenecen a la clasificación por defecto (Estándar).

Una vez tenemos en la tabla las asignaciones, el recurso podrá reportan el avance en las horas y días según corresponda.

¿Que pasa si un recurso quiere reportar avance de tareas en 2 clasificaciones de línea al tiempo?

  • Es posible hacerlo. simplemente debe agregar a la tabla dos veces la misma tarea, pero con clasificación diferente.
  • En la tabla se podrá identificar a que línea pertenece la tarea y el reporte.

¿A nivel de reportes, como diferencio las horas reportadas por la clasificación de línea estándar y las otras clasificaciones creadas?

  • En los datos que permite obtener PWA podemos identificar una columna que indica la clasificación del reporte.
  • como obtener este dato, se puede realizar por ODATA, en Excel, en Power BI u otra herramienta de diseño de reportes.
  • No hace parte de este blog mostrarles como realizar el proceso. lo siento.

¿Para que me sirve tener dos o más clasificaciones de línea?

Los recursos normalmente reportan avance de actividades del proyecto lo cual deja por fuera horas que aunque hacen parte del proyecto no están identificadas en el cronograma, como desplazamientos, investigación, valor agregado y más…

Los tiempos administrativos permiten registrar horas adicionales que podrían cubrir la necesidad, pero no identifican a cual tarea del proyecto específicamente se refieren las horas asociadas.

Si un recurso, para ejecutar una actividad de 4 horas, requiere 2 horas de desplazamiento y 1 hora de investigación:

  • En su reporte de avance solo indicará las 4 horas efectivamente trabajadas y estas se cobrarán al proyecto bajo la clasificación de línea estándar.
  • Las otras 3 horas se asignarán a una clasificación de línea diferente y aunque asociadas al proyecto y la tarea, no se cobraran al proyecto.
  • Estas 3 horas no afectarán el cronograma, tiempos, trabajo, costos. solo servirán para una clasificación interna y podrán revisarse en reportes, por ejemplo, en Power BI.

Para más información del parte de horas, puedes consultar la fuente oficial: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2012/10/25/timesheet-improvements-for-end-users-in-project-web-app/

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