MIGRACIÓN DE BUZONES DE GMAIL A OUTLOOK (OFFICE 365)

En la siguiente entrada encontrara los pasos necesarios para realizar la migración de correos de un buzón en Gmail a uno de Outlook en Office 365. Esta migración será realizada a través de la herramienta de migración disponible en el centro de administración de Exchange Online.

En la siguiente entrada no encontrara los procesos de creación de usuarios, asignación de licencias desde el Portal de Administración de Office 365, ni los pasos de configuración para el registro del dominio.

Importante: La Migración mediante el protocolo IMAP solamente migra los correos, la información de contacto y calendarios no es incluida. Para ello deberá utilizar las opciones de exportación e importación propias de Gmail y Outlook.

Preparación de las cuentas de correo de Gmail

Antes de poder dar inicio con el proceso de migración necesitara previamente realizar una serie de configuraciones al interior de su cuenta de Gmail, con las cuales habilitara el acceso a su cuenta desde otras aplicaciones como el caso de Office 365 y la habilitación del protocolo IMAP. Recuerde que estas configuraciones deberán ser realizadas para cada una de las cuentas de correo que desea migrar a Office 365.

Habilitación de IMAP

  • Acceda a su cuenta de Gmail.
  • Haga clic en el icono de Engrane ubicado en la parte derecha de su pantalla y luego en la opciónConfiguración.

  • En la página Configuración, haga clic en la pestaña Reenvió y correo POP/IMAP

  • En la sección Acceso IMAP haga clic en la opción Habilitar IMAP y por último en el botón Guardar los cambios.

Habilitación de acceso

  • Acceda a la configuración de su cuenta de Google (Haciendo clic en la imagen de usuario y luego en el botón Cuenta de Google)

  • En la página de Configuración, haga clic en la opción Aplicaciones con acceso a la cuentadisponible en la sección Inicio de sesión y seguridad.

  • En la página Aplicaciones con acceso a la cuenta habilite la opción Permitir el acceso de aplicaciones poco seguras.

Para tener en cuenta: Estos cambios no serán aplicados hasta que no haya cerrado la sesión.

Configuración del extremo y lote de migración

Creación del extremo de migración

  • Acceda al Centro de administración de Exchange Online.
  • Navegue a la opción Destinatarios y luego haga clic en la pestaña Migración.

  • Desde la página Migración, haga clic en los tres puntos ubicado en el menú inferior y luego seleccione la opción Extremos de migración.

  • En la página Extremos de migración, haga clic en la opción Nuevo
    (+)

  • En la página Selecciona un tipo de extremo de migración, seleccione la opción IMAP y luego haga clic en el botón Siguiente.

  • En la página Configuración de migración de IMAP, en el campo Servidor IMAP escribaimap.gmail.com, deje el resto de las opciones con los valores predeterminados y luego haga clic en el botón Siguiente.

  • En la página Escribir información general, establezca un nombre a su extremo de migración. En esta misma ventana también podrá asignar valores de configuración para el número máximo de migraciones y sincronizaciones incrementales. Por último, haga clic en el botón Nuevo.

  • El extremo de migración es creado.

Creación del archivo de migración

Antes de poder realizar la migración necesitara preparar un archivo CSV en el cual indique las direcciones de correo electrónico de Office 365 y Gmail, así como la contraseña de acceso al último. Para ello abra un documento en blanco de Excel y establezca la siguiente estructura:

  • Celda A1 escriba EmailAddress.
  • Celda B1 escriba UserName.
  • Celda C1 escriba Password.

Por último, deberá guardar el archivo en formato CSV (delimitado por comas).

Creación del lote de migración

  • Acceda al Centro de administración de Exchange Online (Pestaña Migración)
  • Desde la página Migración, haga clic en el botón Nuevo y luego seleccione la opción Migrar a Exchange Online.

  • En la página Seleccionar un tipo de migración, seleccione Migración IMAP (compatible con Exchange y otros sistemas de correo electrónico) y luego haga clic en el botón Siguiente.

  • En la página Seleccionar los usuarios, haga clic en el botón Browse y seleccione el archivo de migración creado anteriormente. Una vez lo ha seleccionado en la parte inferior podrá ver el numero de buzones que ha registrado en el archivo. Haga clic en el botón Siguiente.

  • En la página Configuración de migración de IMAP, haga clic en el botón Siguiente.

  • En la página Configuración de la transferencia, establezca un nombre para su lote de migración. En esta misma ventana también podrá establecer límites a elementos incorrectos y elementos grandes. Haga clic en el botón Siguiente.

  • En la página Iniciar el lote, indique la cuenta de correo que recibirá el informe de migración y la forma de inicio del lote de migración. Para este ejemplo seleccionare la opción Iniciar automáticamente el lote. Por último, haga clic en el botón Nuevo.

  • El proceso de migración inicia.

A medida que avanza el proceso de migración, podrá hacer uso de esta página y las opciones de detalle para realizar un seguimiento óptimo.


Publicación Original: https://shpoint.wordpress.com/2018/11/18/migracion-de-buzones-de-gmail-a-outlook-office-365/

Continue reading

COPIAR CALENDARIOS LOCALES A PROJECT ONLINE/SERVER

Es muy común toparse con escenarios en donde el líder de proyecto crea un cronograma de proyecto y utiliza un calendario personalizado local para este. Luego, al intentar publicarlo en PWA pueden llegar a presentarse errores salvo que la opción para permitir utilizar calendarios locales se encuentre habilitada. Sin embargo, en la mayoría de los casos esta opción no suele utilizarse por lo que deberá trasladar previamente estos calendarios locales a PWA para poder publicar su proyecto.

En el siguiente procedimiento se explican los pasos necesarios para poder copiar un calendario local como uno empresarial. En este caso en particular trasladaremos un calendario definido en una instancia de PWA a una nueva instancia.

  • Para ello lo que primero haremos será conectarnos desde Project Professional a la instancia de PWA con los calendarios definidos.
  • Una vez nos hemos conectado vamos a crear un cronograma en blanco y guardarlo localmente. Nos aparecerá una ventana de dialogo en la cual seleccionaremos la primera opción ya que nos permitirá llevar todas las personalizaciones incluyendo aquellas que no se encuentren siendo utilizadas actualmente.

Imagen 1 – Opción – Guardar como archivo

  • Cerraremos Project Professional y lo abriremos nuevamente, pero esta vez nos conectaremos a la nueva instancia de PWA.
  • Abriremos el cronograma guardado en el paso 2 y luego haga clic en el botón Cambiar tiempo de trabajo disponible en la pestaña Proyecto.

Imagen 2 – Opción – Cambiar tiempo de trabajo

  • En la ventana Cambiar calendario laboral, seleccione el calendario que quiera trasladar a la nueva instancia de PWA y luego haga clic en el botón Agregar calendario a empresa.

Imagen 3 – Ventana Cambiar calendario laboral – Opción Agregar calendario a empresa

  • Si desea puede cambiar el nombre del calendario cuando se guarde en el servidor. Por último, haga clic en la opción Aceptar para cerrar la ventana.

Imagen 4 – Ventana Cambiar calendario laboral – Agregar a empresa

  • Cierre Project Professional.
  • Para finalizar, accedemos a la instancia de PWA y nos dirigiremos a la opción Calendarios de empresa disponible en la página Configuración PWA

Imagen 5 – Página Configuración de PWA – Calendarios de empresa

  • Al acceder a la pagina de Calendarios de empresa podrá ver los calendarios copiados.


Publicación Origina: https://shpoint.wordpress.com/2018/10/12/copiar-calendarios-locales-a-project-online-server/

Nuevas Funcionalides de Power BI para Noviembre 2018

Como cada mes, Microsoft actualiza las funcionalidades de Power BI con interesantes y muy prácticas novedades. En este mes, las nuevas características son las siguientes:

Reportes:

  • En gráficos de matrix se permite ahora poder expandir o colapsar la columna principal cuando tenemos varios niveles.
  • Ahora es posible copiar y pegar elementos gráficos entre diferentes archivos de reportes (PBIX). el reporte de destino debe tener las estructuras y nombres de campos iguales para poder realizar el copiado sin problemas, sino nos aparecerá error en la nueva ubicación.
  • Con un nuevo panel de filtros ahora será más agradable realizar filtros sobre nuestros gráficos y tablas. por defecto esta funcionalidad aún no esta activada ya que se encuentra en etapa preview.

Análisis de Datos:

  • Saturación de color en gráficos con formatos condicionales. Ahora es posible aplicar colores a los elementos graficos según condiciones de valores y colores.
  • A la funcionalidad del reporte de realizar preguntas sobre nuestros datos, ahora es posible realizar preguntas relacionadas, es decir, preguntas encadenadas del resultado de una pregunta previa. Excelente.

Modelamiento de Datos:

  • Tenemos ahora una mejora en el modelamiento de datos que permite tener una nueva pestaña llamada RelationShip en la cual podemos realizar un mejor modelamiento de los datos con la relaciones entre tablas, permitiéndonos:
    • Pestañas de relaciones y tablas
    • Ocultar tablas de la vista actual
    • Traer a la vista tablas relacionadas a la seleccionado
    • Modificar las propiedades de la tabla.
    • Modificar las propiedades de los campos seleccionados, como formato, ordenamiento, tipo de datos, categoría de datos, sumarización, entre otras.

Visualizaciones Personalizadas:

  • Se disponen de nuevas graficas para Power BI, como son:
    • Calendar by MAQ Software
    • Ratings by MAQ Software
    • Hourglass Chart by MAQ Software
    • Forecast Using Multiple Models by MAQ Software
    • Pie Charts Tree
  • Son graficas excelentes y con buenas funcionalidades, pero no son diseñadas por Microsoft, por lo cual tendrán algún costo asociado.

Para mayor detalle de las nuevas funcionalidades puedes consultar: https://powerbi.microsoft.com/en-us/blog/power-bi-desktop-november-2018-feature-summary/


Publicación Original: https://myprojectserver.wordpress.com/2018/11/19/nuevas-funcionalides-de-power-bi-para-noviembre-2018/

Roadmaps en #ProjectOnline para gestión de portafolio de proyectos

Microsoft ha anunciado nuevas funcionalidades para Project Online que comenzaran a aparecer en nuestros tenant a partir del primer trimestre de 2019. La mejor funcionalidad de todas es el hecho de poder manejar visualmente portafolios de proyectos o Roadmaps.

image_thumb12

Con esta nueva funcionalidad podremos:

  • Crear roadmaps o portafolio de proyectos
  • Relacionar proyectos a portafolios
  • Tener graficas tipo Gantt con los proyectos relacionados
  • Incluir proyectos de otras plataformas como Planner o Azure Board projects y quizás más adelante de otras fuentes más.
  • Gestionar flujos de trabajo con Microsoft Flow
  • Personalizar el diagrama de Gantt con fechas, colores y formas.
  • Aplicación de filtros para proyectos y líderes.

Con esta nueva funcionalidad Microsoft ha tenido que cambiar la plataforma en su estructura base, como se visualiza en la siguiente imagen:

image_thumb18.png

  • Los elementos de Roadmap y Home no hacían parte de la plataforma anteriormente.

Nos tocará esperar a 2019, pero si quieres un poco más de detalle de estas nuevas funcionalidades puedes consultar a: #Microsoft #Project Roadmap product at a glance #PPM #Office365 #Flow #PowerPlatform #Dynamics365 #Azure #AzureBoards


Publicación Original: https://myprojectserver.wordpress.com/2018/11/15/roadmaps-en-projectonline-para-gestion-de-portafolio-de-proyectos/

Controlar Creación y Actualización de Líneas Base de un proyecto en #ProjectServer y #ProjectOnline

En Project Server (2013 y 2016) y Project Online es posible restringir si los usuarios (en particular los jefes de proyectos) pueden o no crear y actualizar líneas base y a continuación te indico cuales son las opciones de permisos que se deben modificar para poder aplicar estas restricciones:

Por defecto, los jefes de proyectos tiene permiso para crear, modificar y eliminar líneas base de proyectos protegidas y desprotegidas.

Los elementos de seguridad que debemos manejar son los siguientes:

  • Guardar Línea Base Desprotegida:
    • Corresponde a las líneas base del número 6 al número 10
    • Se utilizan para pruebas, ajustes, validaciones, cambios, indicadores.
    • Se recomienda que las maneje el jefe de proyecto a discreción.
  • Guardar Línea Base Protegida:
    • Corresponde a las líneas base del número 0 al número 5.
    • Se utilizan para gestión puntual del proyecto.
    • Son las líneas base reales del proyecto producto de solicitudes de cambio.
    • La línea base 0 debe siempre ser la generadora de indicadores y comparativos.
    • Se recomienda que las maneje la PMO únicamente.

Estos dos tipos de permisos están presentes en los siguientes elementos:

  • Grupo de seguridad: Jefe de Proyectos
    • Guardar Línea Base Desprotegida
  • Categoría de Seguridad: Mis Proyectos
    • Guardar Línea Base Protegida

Según esta distribución de permisos se entiende: Se puede configurar para que los Jefes de Proyectos puedan crear Líneas Base Desprotegidas para sus pruebas y comparativos y la PMO pueda crear Líneas Base Protegidas para los controles de cambio y los indicadores principales.

Los pasos a seguir para poder configurar estos permisos de forma adecuada es:

  • Crear un nuevo grupo de seguridad para los integrantes de la PMO y asignar el permiso de “Guardar Línea Base Protegida” en la categoría de seguridad “Mi Organización”.
    • No asignar la categoría “Mis Proyectos”.
    • Podría o no definirse si se permite manejar “Guardar Línea Base Desprotegida” para los integrantes de la PMO.
  • Modificar el grupo de seguridad “Jefe de Proyectos” y en la categoría “Mis Proyectos” quitar el permiso de “Guardar Línea Base Protegida”.
    • Validar que la categoría de seguridad “Mis Proyectos” esté asignada al grupo de seguridad.

Cuando los cambios han sido aplicados y el jefe de proyectos intenta modificar la línea base de sus proyectos Project Professional le muestra el siguiente mensaje:

13-Warning-dialog-for-Protected-Baseline

Es una mejor práctica en las empresas que sea solo la PMO quien gestione las líneas base de los proyectos y que solo mediante controles de cambio se creen o modifiquen las mismas.

Si requieren un paso a paso de como crear y modificar los grupos de seguridad de Project los invito a leer el blog relacionado con el tema: Using Protected Baselines


Publicación Original: https://myprojectserver.wordpress.com/2018/11/14/controlar-creacion-y-actualizacion-de-lineas-base-de-un-proyecto-en-projectserver-y-projectonline/

@mentions en comentarios en SharePoint Online

Cuando comenta sobre un documento o presentación y usa el signo @ con el nombre de alguien, la persona que menciona recibe un correo con un enlace a su comentario. Al hacer clic en el enlace, se introducen en el documento y en la conversación.

Actualmente, esta función está disponible en Word y PowerPoint, y pronto llegará a la nueva experiencia de comentarios en Excel (disponible solo para Office Insiders por ahora).


Para más detalle: https://support.office.com/es-es/article/use-mention-in-comments-to-tag-someone-for-feedback-644bf689-31a0-4977-a4fb-afe01820c1fd?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES

Columnas de ubicación para las listas de SharePoint Online

La columna de ubicación le permite agregar datos de ubicación ricos de Bing Maps o directorio de su organización a cualquier lista o biblioteca de SharePoint Online. Luego puede filtrar, ordenar y buscar por cualquier aspecto de los datos de ubicación, como dirección, ciudad o estado.

Microsoft estará implementando las organizaciones de lanzamiento especifico a finales de noviembre, y esperan que el despliegue se complete en todo en el mundo para el 14 de diciembre.


Para más detalle: https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint/Add-Location-Details-to-SharePoint-Data-and-Content/td-p/284875

Estamos lanzando una serie de actualizaciones a las páginas y sitios web de SharePoint Online en Office 365

Microsoft ha anunciado que están incorporando múltiples funciones nuevas a páginas y partes web en SharePoint Online. Después de que realicen estos cambios, su organización verá diferentes funciones nuevas y actualizadas.

Estos cambios comenzarán a implementarse en las próximas semanas.


Para más detalle: https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-SharePoint-Blog/Build-your-modern-intranet-with-SharePoint-in-Office-365/ba-p/255453

Cree su intranet moderna con SharePoint en Office 365

Microsoft ha anunciado una  nueva característica de Office 365 con la capacidad de crear un sitio asociado desde un sitio central de SharePoint Online existente.

Una vez se produzca este cambio, podrás crear sitios asociados desde un sitio central de SharePoint Online existente.Se estarán distribuyendo esto gradualmente a las organizaciones de lanzamiento especifico a mediados de noviembre, y el despliegue se completará en todo el mundo a finales de diciembre.


Para más detalle: https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-SharePoint-Blog/Build-your-modern-intranet-with-SharePoint-in-Office-365/ba-p/255453

Mejorando la forma en que mostramos el contenido privado de OneDrive del usuario en Microsoft Search en SharePoint

Microsoft ha anunciado que, a partir del 26 de noviembre, además del cambio de UX, cambiarán el alcance predeterminado para las consultas de los usuarios emitidas a través de la API de búsqueda REST de Microsoft SharePoint, en la que los resultados privados y no compartidos se filtran de la experiencia de búsqueda del inquilino. Como recordatorio, a los que tienen acceso, incluidos los archivos de SharePoint y One Drive que se comparten con otros.


Para más detalle: https://support.microsoft.com/es-es/help/4469277/sharepoint-online-search-will-not-return-private-onedrive-results