ESTADÍSTICAS DE USO DE SITIO – SHAREPOINT ONLINE

Día a día para usuarios administradores de SharePoint Online y generadores de contenido, es de vital importancia conocer que tantas visitas y visitantes han recibido nuestros sitios, de igual forma saber cuál ha sido el contenido de mayor relevancia para ellos. Con esta información podrán implementar estrategias que le permitan divulgar contenidos de forma eficaz, reestructurar sus sitios en caso de ser necesario, identificar problemas de seguridad entre otras.

Para llevar a cabo este análisis, SharePoint Online cuenta con la página de Uso del sitio, la cual podrá acceder desde la página de contenidos del sitio.

Importante: Para poder tener acceso a esta página deberá ser propietario del sitio de SharePoint Online.

Imagen 1 – Contenidos del sitio – Acceso a la página Uso del sitio

Desde la página de Uso del sitio usted podrá visualizar:

  • El número de visitantes únicos que han accedido al sitio, asi como un indicador que mostrara su variación con relación a la semana pasada. Bajo el grafico encontrara opciones que le permiran conocer las cifras de hasta los ultimos 3 meses.

Imagen 2 – Estadística de usuarios únicos

  • El número de visitas realizadas al sitio, asi como un indicador que mostrara su variación con relación a la semana pasada y de igual manera que con el grafico de usuarios unicos opciones que le permiran conocer las cifras de hasta los ultimos 3 meses.

Imagen 3 – Estadística de visitas al sitio

  • Listado de los archivos más visualizados en las últimas dos semanas.

Imagen 4 – Listado de archivos visualizados recientemente

  • Lista de archivos que se han compartido con usuarios externos a la organización.

Espero que esta información sea de ayuda.


Publicación Original: https://shpoint.wordpress.com/2018/07/26/estadisticas-de-uso-de-sitio-sharepoint-online/

HABILITAR PWA EN COLECCIÓN DE SITIOS EXISTENTE

En Office 365 aunque si bien puede crear colecciones de sitio privadas de Project Web App, también existe la posibilidad de habilitar dichas características en una colección de sitios existente. Permitiéndole aprovechar los permisos y usuarios que ya se encuentren configurados.

Para ello, siga el siguiente procedimiento.

  • Desde el centro de administración de SharePoint Online, seleccione la colección de sitios en donde desea agregar la funcionalidad de PWA.

Imagen 1 – Centro de administración de SharePoint Online

  • En el menú de la parte superior, haga clic en la opción Project Web App y luego seleccioneAgregar.

Imagen 2 – Opción Project Web App – Agregar

  • En la ventana emergente, haga clic en el botón Habilitar para agregar las características de PWA en la colección de sitios existente.

Imagen 3 – Habilitar las características de PWA

  • Una vez ha habilitado las características de PWA, al acceder a la colección de sitios en la parte superior vera un acceso al sitio PWA creado.

Imagen 4 – Enlace a PWA

Imagen 5 – PWA

  • (Opcional) Por último, deberá asegurarse que el modelo de seguridad establecido sea el adecuado, de manera predeterminada el modelo de seguridad de SharePoint es aplicado. Para realizar el cambio del modelo de seguridad, acceda a la página de administración de colecciones de sitios. Desde allí seleccione la colección de sitios que tiene habilitada las características de PWA y luego haga clic en la opción Project Web App y luego seleccione Configuración.

Imagen 6 – Opción Project Web App – Configuración

  • Por último, seleccione la opción Modo de permisos de Project y luego haga clic en el botónAceptar.

Imagen 7 – Opción – Modo de permisos de Project

Espero que esta información sea de ayuda.


Publicación Original: https://shpoint.wordpress.com/2018/07/15/habilitar-pwa-en-coleccion-de-sitios-existente/

Ver datos de uso del sitio de SharePoint Online

Ver datos de uso del sitio de SharePoint Online

¿Eres propietario de un sitio de SharePoint Online y te gustaría saber cómo interactúan tus usuarios con él y sus contenidos? En el siguiente artículo se le explicará cómo puedes obtener estadísticas de uso, visitantes, contenidos más relevante entre otros.


Para más detalle: https://support.office.com/es-es/article/ver-datos-de-uso-del-sitio-de-sharepoint-online-2fa8ddc2-c4b3-4268-8d26-a772dc55779e?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES 

Mejorar el Rendimiento de Project Online

Cuando configuramos Project Online y Project Server (2013 o 2016) se hace necesario tener en cuenta elementos de rendimiento en la configuración.

Microsoft tiene una página oficial (Rendimiento de Project Online) donde nos presenta recomendaciones de rendimiento de los siguientes temas:

  • Modos de los permisos de seguridad
  • Crear un tipo de proyecto empresarial personalizado
    • Configuración del sitio de proyecto
    • Mecanismos de sincronización entre Project Online y SharePoint Online
  • Sincronización de Active Directory de recursos
  • Personalización y apariencia de la interfaz
  • Páginas de detalles del proyecto (PDP) y flujos de trabajo
  • OData y elaboración de informes
  • Cuota de Project Online

En mi Experiencia personal les recomiendo tener especial atención a los siguientes componentes de rendimiento:

  • No configurar la sincronización del cronograma del proyecto con la lista de tareas del sitio del proyecto a menos que este sea pequeño (menos de 500 actividades) y que realmente tenga un uso importante en el sitio.
  • No configurar la sincronización de permisos de usuario si el equipo de trabajo es muy grande (más de 100) o si siempre son los mismos recursos para todos los proyectos. Es mejor en ese caso usar herencia de permisos desde la colección primaria hacia los sub sitios.
  • No crear vistas de centro de proyectos con demasiados campos e indicadores. Es mejor crear varias vistas con los campos necesarios.
  • Considerar la posibilidad de crear varias instancias de PWA cuando la cantidad de proyectos sea muy grande (más de 1.000) y la configuración de campos, indicadores, calendarios, sitios y permisos sean diferentes según el departamento, el proceso, la metodologia, entre otros aspectos.
  • Crear Páginas de Detalle (PDP) con campos especializados que no implique que con cada cambio realizado Project deba recalcular todos los datos del proyecto.

Consulta a detalle cada una de las recomendaciones en Rendimiento de Project Online

UN VISTAZO AL NUEVO CENTRO DE ADMINISTRACIÓN DE SHAREPOINT ONLINE (VERSIÓN PRELIMINAR)

Hace apenas algunas semanas, para aquellos usuarios de tengan habilitada la evaluación de versiones preliminares en Office 365, ha aparecido disponible la opción para probar la versión preliminar del centro de administración de SharePoint. A continuación, pasare a describir las principales opciones incluidas hasta la fecha.

Página de inicio

La página de inicio del centro de administración nos presenta información relacionada al servicio de SharePoint, así como información relacionada a su utilización y anuncios de interés.

  • Gráficos de uso del sitio y actividad de SharePoint. Al dar clic sobre ellos accederá al centro de informes de Office 365 (Sección de SharePoint); Desde este lugar tendrá un mayor detalle del gráfico y opciones para exportar la información en un archivo CSV.
  • Centro de mensajes con anuncios oficiales sobre las nuevas características y actualizaciones relacionadas a SharePoint Online.
  • Información del estado del servicio de SharePoint Online.

Imagen 1 – Centro de administración (Preview) – Página de inicio

Página de administración del sitio

La página de administración del sitio ha tenido varios cambios. Entre los principales podemos mencionar:

  • Vista centralizada de sitios clásicos, de grupo (con pertenencia a grupos de Office 365) y comunicación.
  • Opciones para crear sitios de cada uno de estos tipos.
  • Una vista con información más detallada de los sitios, entre la que podemos encontrar: Usuario administrador principal, Plantilla de sitio utilizada, URL, fecha de creación y modificación; y la capacidad para agregar columnas adicionales a la vista.
  • Opción para habilitar el uso compartido en los sitios.
  • Capacidad para definir administradores de correo electrónico en sitios
  • Exportar la información en un archivo formato CSV.

Al comparado con su versión anterior, aun no aparece disponible la opción de creación de colecciones de sitio de Project Web App (PWA).

Imagen 2 – Centro de administración (Preview) – Administración de sitios

Sitios eliminados

La página de sitios eliminados cumple la misma función de la papelera de reciclaje de la colección de sitios. Desde allí podrá visualizar todos los sitios que hayan sido eliminados y la opción de poder restaurarlos. Al interior de esta página podrá visualizar una vista con información relacionada a los sitios muy semejante a la mostrada en la página de Administración de sitios.

Imagen 3 – Centro de administración (Preview) – Sitios eliminados

Configuración

La página de configuración les permitirá a los administradores habilitar las características disponibles para los usuarios en los sitios, desde la habilitación de la nueva experiencia de usuario para listas y bibliotecas, como el envio de notificaciones relacionados al contenido de SharePoint.

Imagen 4 – Centro de administración (Preview) – Configuración 1

Imagen 5 – Centro de administración (Preview) – Configuración 2

Administración de API

Desde esta página, los administradores de Office 365 podrán administrar las solicitudes y concesiones de permisos.

Imagen 6 – Centro de administración (Preview) – Administración de API


 

Al comparar esta versión preliminar con la anterior, podemos notar la ausencia de varias opciones, la mayoría de ellas relacionadas a la administración de servicios de SharePoint Online tales como Búsqueda, Perfiles de usuario y Almacenamiento seguro entre otras. Como bien sabemos, algunas funcionalidades serán gradualmente agregadas a este centro de administración, aunque aún se desconoce cuándo serán incluidas o si para el caso de Infopath sufrirá algún cambio o integración con Power Apps.

Con todo lo anteriormente mencionado, espero que esta información haya sido de ayuda.


Publicación original: https://shpoint.wordpress.com/2018/07/14/un-vistazo-al-nuevo-centro-de-administracion-de-sharepoint-online-version-preliminar/

Cambiar el método de seguimiento o avance de las tareas en PWA #ProjectOnline #ProjectServer

El método de seguimiento en Project Online o Project Server permite definir como los recursos reportaran el avance de sus actividades. para realizar esta configuración de forma adecuada siga los siguientes pasos:

  • En la configuración del Servidor seleccione la opción Configuración y Presentación de Tarea:

tareasIngresamos a la opción y vemos la siguiente sección de configuración:

tareas1

  1. Porcentaje Completado del Trabajo: El recurso reporta su avance en porcentajes del 0 al 100%.
  2. Trabajo Real realizado y Trabajo Pendiente: El recurso reporta cuantas horas ha ejecutado de la tarea y cuantas horas cree que le hacen falta para terminar.
  3. Horas Trabajadas por Periodo: El recurso reporta día a día (o por semana, según se configure) las horas reales de ejecución y las horas restante de la tarea
  4. Forma Libre: Los recursos reportan el avance de sus tareas con el método que más les guste según el proyecto.

Se recomienda que los proyectos unifiquen la forma como los recursos reportan el avance de sus tareas, ya sea mediante porcentajes u horas.

En algunos casos esta opción esta inhabilitada para edición, todas las opciones aparecen en gris y no se puede modificar el método de seguimiento.

Si ese es tu caso y quieres poder realizar el cambio de método, sigue los siguientes pasos:

  • En la configuración del Servidor seleccione la opción Configuración y Valores Predeterminados del Parte de Horas:

tareas

  • En la página de configuración buscamos la opción de Modo de Entrada Único y la desactivamos (quitamos el Check)

tareas1

  • Aceptamos el cambio y volvemos a la opción de Configuración Y Presentación de Tareas y la sección de Método de Seguimiento ya debe estar habilitada para realizar cambios.

Pero, ¿qué implicaciones tiene desactivar la opción de Modo de Entrada Único?

  • Habilitar esta opción hace que los recursos reportes sus avances de tareas en la opción de Parte de Horas en lugar de la opción de Tareas en el menú lateral de PWA.
  • Si se usa este modo único, se recomienda ocultar del menú lateral la opción de Tareas para evitar confusión por parte de los recursos.
  • En la ventana de Parte de horas aparecerán las tareas pendientes del recurso de forma automática y podrá agregar los tiempos administrativos adicionales.

Si el modo de entrada único no está habilitado, el recurso podrá reportar las tareas y el parte de horas en opciones diferentes.

Si se quiere bloquear el método de seguimiento para impedir su cambio, se puede habilitar el modo de entrada único para bloquear la opción, aún cuando los recursos no reporten parte de horas, es decir, siguen usando la opción de tareas.


Publicación Original: https://myprojectserver.wordpress.com/2018/07/16/cambiar-el-metodo-de-seguimiento-o-avance-de-las-tareas-en-pwa-projectonline-projectserver/ 

Aprobaciones de Pagina de SharePoint

Microsoft acaba de anunciar que para finales del mes de Julio de 2018 se habilitará una nueva característica la cual tiene como objetivo permitir a los propietarios del sitio configurar la aprobación de página para agregar al proceso de publicación estándar de un sitio. Después de esto las paginas nuevas y actualizadas se publicarán directamente cuando se finalice el flujo de aprobación.


Para más detalle: https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint/Announcing-SharePoint-page-approvals/m-p/215466

Limites de consultas ODATA para #ProjectOnline #ProjectServer

Realizar consultas a la base de datos de Reporte de Project Server o Project Online mediante OData tienen una serie de limitantes que es necesario tener en cuenta al momento de realizar consultas de cierta complejidad o de un gran volumen de registros esperados.

En la página oficial de referencia ProjectData – Project OData service reference se puede identificar todas las limitaciones, en particular las más representativas a continuación:

  • No es posible utilizar los comandos $links o $expand en una consulta, los cuales permiten traer datos de una segunda tabla relacionada.
  • La consulta por ODATA devuelve diferente número de registros según la tabla de consulta y según la plataforma (Server o Online).
  • Para el caso de Project Online los limites en el número de registros NO puede modificarse.
  • El comando $top no aplicará para valores que sobrepasen los límites de cada tabla, pero no mostrará errores de ejecución.
  • El comando $apply y aggregate no funcionan, aunque no devuelve error la consulta, simplemente los omite. Estos son los comandos por los cuales se milita mucho ODATA en Project.

Los límites de registros cuando se realiza una consulta, según la tabla, son los siguientes

Tabla de Consulta Project Server Project Online
Proyectos 100 300
Tareas 100 300
Riesgos 200 1.000
Problemas 200 1.000
Recursos 100 1.000

Para el caso de Project Server, se pueden cambiar lo límites ejecutando el siguiente comando:

Set-SPProjectOdataConfiguration -EntitySetName Projects -PageSizeOverride 200

Si queremos consultar los límites actuales de la plataforma podemos ejecutar el siguiente comando:

(Get-SPProjectOdataConfiguration).EntitySetsWithMaxPAgeSizeOverride

Conoces alguna otra limitante?


Publicación Original: https://myprojectserver.wordpress.com/2018/06/28/limites-de-consultas-odata-para-projectonline-projectserver/

 

Visualizaciones de Power BI dentro de Microsoft Excel

Microsoft esta mejorando la integración de Power BI con Excel de forma sorprendente. en una próxima actualización de Microsoft Excel podremos utilizar los gráficos que utilizamos en Power BI.

Aún esta en versión de prueba para quienes hacen parte del Office Insiders program. pero calma, pronto estará disponible para todos.

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podremos usar más de 150 visualizaciones que hacer parte de Power BI, entre las propias de Microsoft y las diseñadas por sus colaboradores.

la forma como se crean estos gráficos si cambian con respecto a como venimos acostumbrados en Excel, ya que tiene un panel de configuración más cercano a como se personalizan en Power BI:

Si quieres conocer un poco más te invito a consultar la publicación original: Excel announces new data visualization capabilities with Power BI custom visuals

 

Tabla de fechas con DAX para Power BI

Una de las funcionalidades que no puede faltar en un buen reporte de Power BI es una tabla de fechas. A continuación se comparto los pasos y el código que se requiere para que mediante una expresión DAX podamos crearla:

  • En Power BI Desktop, la pestaña modeling damos clic en la opción New Table.
  • Copiamos el siguiente código en la línea de comando visualizada:

Fechas = GENERATE (
CALENDAR( DATE( 2017; 1; 1 ); DATE( 2030; 12; 31 ));
VAR startOfWeek = 1 // Where 1 is Sunday and 7 is Saturday, thus a 3 would be Tuesday
VAR currentDay = [Date]
VAR days = DAY( currentDay )
VAR months = MONTH ( currentDay )
VAR years = YEAR ( currentDay )
VAR nowYear = YEAR( TODAY() )
VAR nowMonth = MONTH( TODAY() )
VAR dayIndex = DATEDIFF( currentDay; TODAY(); DAY) * -1
VAR todayNum = WEEKDAY( TODAY() )
VAR weekIndex = INT( ROUNDDOWN( ( dayIndex + -1 * IF( todayNum + startOfWeek <= 6; todayNum + startOfWeek; todayNum + startOfWeek – 7 )) / 7; 0 ) )
RETURN ROW (
“Año”; years;
“Mes”; months;
“Día”; days;
“Día Index”; dayIndex;
“Semana Index”; weekIndex;
“Semana Día”; WEEKDAY(currentDay;2);
“Semana Nombre”; SWITCH(WEEKDAY(currentDay;2);1;”Lunes”;2;”Martes”;3;”Miercoles”;4;”Jueves”;5;”Viernes”;6;”Sábado”;”Domingo”);
“Quincena”; IF(days<=15;1; 2);
“Quincena Nombre”; IF(days<=15;”1ra Quincena”; “2da Quincena”);
“Mes Index”; INT( (years – nowYear ) * 12 + months – nowMonth );
“Año Index”; INT( years – nowYear );
“Año Mes”; INT(years*100)+months;
“Semestre”;IF(months<=6;1; 2);
“Semestre Nombre”;IF(months<=6;”1er Semestre”; “2do Semestre”);
“Trimestre”; IF(months<=3;1; IF(months<=6;2;if(months<=9;3;4)));
“Trimestre Nombre”; IF(months<=3;”1er Trimestre”; IF(months<=6;”2do Trimestre”;if(months<=9;”3er Trimestre”;”4to Trimestre”)));
“Bimestre”; IF(months<=2;1; IF(months<=4;2;if(months<=6;3;if(months<=8;4;if(months<=10;5;6)))));
“Bimestre Nombre”; IF(months<=2;”ENE-FEB”; IF(months<=4;”MAR-ABR”;if(months<=6;”MAY-JUN”;if(months<=8;”JUL-AGO”;if(months<=10;”SEP-OCT”;”NOV-DIC”)))));
“Cuatrimestre”; IF(months<=4;1; IF(months<=8;2;3));
“Cuatrimestre Nombre”; IF(months<=4;”1er Cuatrimestre”; IF(months<=8;”2do Cuatrimestre”;”3er Cuatrimestre”));
“Mes Ingles”; SWITCH(months;1;”January”;2;”February”;3;”March”;4;”April”;5;”May”;6;”June”;7;”July”;8;”August”;9;”September”;10;”October”;11;”November”;12;”December”;”Invalid Month Number”);
“Mes Español”; SWITCH(months;1;”Enero”;2;”Febrero”;3;”Marzo”;4;”Abril”;5;”Mayo”;6;”Junio”;7;”Julio”;8;”Agosto”;9;”Septiembre”;10;”Octobre”;11;”Noviembre”;12;”Diciembre”;”Mes Invalido”)
)
)

Consideraciones del comando establecido:

  • Rango de fechas desde 2017 hasta 2030.
  • Se incluyen meses en español e ingles.
  • se definen semestres, trimestres, cuatrimestres, bimestres y quincenas en número y nombre.
  • Se definen los días de la semana en número y nombre.

Definiciones adicionales en Power BI Desktop:

  • Se recomienda definir la tabla, como tabla de fechas.
  • Los campos de tipo texto se recomienda que se ordenen por el campo de tipo número correspondiente.
    • Ej. Mes Español ordenarlo por Mes
    • Ej. Cuatrimestre Nombre ordenarlo por Cuatrimestre
  • Crear las jerarquías para que en los gráficos podamos usar drill down como:
    • Año, semestre, mes, quincena, día
    • Año, trimestre, mes
    • Año, bimestre, mes, día
    • Entre otros…

Pregunta de interes:

¿Alguien sabe como agregarle los días festivos a esta tabla de fechas?

En el siguiente archivo encontraran el calendario desde el año 2000 hasta el año actual con festivos de estados unidos automatizados:

  • DAX Date Template
  • La tabla Date tiene automatizados los festivos de estados unidos, Francia, España, Inglaterra, entre otros países.
  • La tabla DateESCO tiene un intento de agregar los festivos de Colombia, pero aún no logro ajustar los festivos cambiantes. Si alguien puede ayudar.
  • de resto funciona igual a la otra formula, solo que los comentarios están en español en todo el código.

Archivo original y sin cambios publicado en DaxDateTemplate 


Publicación Original:https://myprojectserver.wordpress.com/2018/06/20/tabla-de-fechas-con-dax-para-power-bi/