Tabla de Fechas en Power BI: ¿Query Editor o DAX o Nativas?

Si ya tienes tiempo trabajando con Power BI seguramente habrás notado que con el tema de las tablas de fechas tienes tres posibilidades:

  • Query Editor: Tabla de fechas que se guarda en el Dataset de Power BI con una estructura definida, con diseño asistido por la herramienta, pero que ocupa espacio y que debe sincronizarse como una fuente de datos más.
  • Formula DAX: Tabla de fechas que se mantiene en memoria porque permanentemente es creada en tiempo real según necesidad de las graficas y tablas que el usuario manipule en el reporte pero que podría afectar el performance de las consultas, filtros y gráficos igualmente.
  • Nativas: Cada columna de tipo fecha crea por defecto una tabla de fechas nativa y temporal con los datos de Fecha, Año, trimestre, Mes y Día. Esto podría afectar el espacio y performance del reporte en caso de que existan muchos campos de tipo fecha en el mismo.

¿Con estas tres posibles opciones qué podemos realizar entonces o cuál de las tres opciones es la mejor?

Mi primera recomendación es NO utilizar la tabla de fechas nativa, sino una tabla de fechas personalizadas (sea obtenida por Query Editor o por formula DAX). Porque no utilizar las tablas nativas de fecha:

  • Cada campo de tipo fecha tendrá su respectiva tabla de fechas temporal asociada.
  • Cada tabla temporal ocupa espacio, procesamiento y memoria perjudicando el performance del reporte.
  • Cada campo de fecha tiene su propia jerarquía de fechas asociado (Año, Trimestre, Mes, Día) lo cual puede confundir al usuario sobre cual jerarquía utilizar o si requiere combinaciones diferentes.
Varios campos de tipo fecha con la jerarquía asociada de forma nativa

para desactivar esta funcionalidad que por defecto trae Power BI, se debe ingresar a las opciones de configuración de Power BI y deshabilitar la opción de TIME INTELLIGENT, según la siguiente grafica:

¿Si ya no tengo las tablas de fechas nativas, entonces cuál tabla de fechas utilizo?

Comparemos el diseño y estructura de cada una de ellas para validar las opciones:

Tabla de Fechas por Query Editor

Vista de una tabla de fechas en el Query Editor

Desde el Query Editor podemos crear una tabla de fechas o conectarnos a una que posea nuestra fuentes de datos y personalizarla según nuestras necesidades.

Esta table de fechas, como es personalizada podría tener las columnas de:

  • Fecha: Registro único de acuerdo al rango de fechas definido
  • Año: Año, Inicio y fin de año
  • Mes: Número del mes, Nombre del mes, Inicio y fin del mes, Fin del mes anterior, Año-mes
  • Semana: Número de semana, Día semana, Nombre día, Día del Año
  • Trimestre: Número y nombre del Trimestre, Inicio y fin del trimestre, fin del trimestre anterior, Año-Trimestre
  • Semestre: Número y nombre del Semestre, Inicio y fin del semestre, fin del semestre anterior, Año-Semestre
  • Y todas las demás definiciones de fechas que se requieran para el reporte, ejemplo: bimestres, quincenas, festivos, entre otros

Entre las principales ventajas del diseño de una tabla de fechas en el Query Editor se encuentra:

  • Personalización a la medida
  • Datos Guardados en el Modelo (Dataset)
  • Merge o Append con otras tablas del modelo
  • Nombres personalizados de columnas, incluyendo definir campos en varios idiomas
  • Histórico de cambios en la tabla mediante la revisión de los pasos.

Tabla de fechas por formula DAX

Desde Power BI Desktop podemos crear una tabla de fechas mediante una formula DAX y personalizarla según nuestras necesidades.

Esta tabla de fechas, como es personalizada podría tener los mismos campos de la tabla diseñada con Query Editor, pero con una formula bastante compleja de entender y personalizar para algunos usuarios y sin histórico de cambios sobre la tabla:

Formula DAX para generar una tabla de fechas personalizada

Entre las principales ventajas del diseño de una tabla de fechas en DAX se encuentra:

  • Personalización a la medida
  • Datos Generados y mantenidos en memoria, liberando al Dataset de datos.
  • Power BI la toma como una tabla más y por tanto puedo hacer relaciones con otras tablas, medidas y columnas asociadas.
  • Nombres personalizados de columnas, incluyendo definir campos en varios idiomas

¿Tabla de Fechas en Query Editor o con Formula DAX?

La respuesta en simple: Depende.

  • Si el modelo de datos es muy complejo, tiene muchas columnas de tipo fechas, con jerarquías de fechas personalizadas y una buena cantidad de columnas y medidas con funciones DAX de análisis de fechas, creo que lo mejor es utilizar una tabla de fechas que este contenida en el modelo (DataSet) personalizada por el Query Editor.
  • Si el modelo no es complejo, columnas de fecha y jerarquías simples y somos buenos con formulas DAX, entonces las tablas con DAX serían una buena opción.

¿Si ya no tengo tablas de fechas nativas, como hace Power BI para identificar cual tabla de fechas utilizar en columnas y medidas en DAX?

Se debe identificar en Power BI cual es la tabla de fechas que el va a utilizar, no solo para los gráficos y jerarquías, sino para las formulas DAX que impliquen análisis de fechas.

Para realizar esta definición en Power BI se debe realizar los siguientes pasos:

Establecer tabla de fechas
  • Con la tabla de fechas seleccionada, damos clic en la opción “Marcar como tabla de fechas” en el menú de Modelamiento – Modeling
  • En la ventana de configuración se le indica cual es el campo que posee todas las fechas únicas de la tabla.
Marcar como tabla de fechas
  • La columna definida debe contener todas las fechas desde el primer hasta el última día según los registros de la tabla.
  • Si una fecha no existe en esa columna, NO podrá asignarse para la tabla de fechas.
  • Power BI realiza la validación y nos indica si la columna es valida o no.

Para más información te invito a que consultes:

Nuevas Funcionalidades de Power BI – Mayo 2019

Las nuevas características de Power BI para este mes son las siguientes:

Temas relacionados al reporte:

  • Panel de Performance: Nuevo panel para que realicemos un análisis del performance de una pestaña o de un grafico en particular. podemos revisar tiempos de ejecución y actualización de cada elemento lo cual permitirá realizar correcciones a nuestro reporte y así mejorar los tiempos de respuesta.
  • Panel de Filtro Mejorado: En el nuevo panel ahora será posible organizar y ordenar los elementos de filtros y aplicarles temas personalizados de color, fuente, líneas entre otros.
  • Tablas y Matrices con teclado: Ahora será posible hacer tab y clic entre elementos independientes de la matriz o tabla, para mejorar la selección de elementos.
  • Visor KPI Mejorado: Este grafico nativo ahora permitirá personalizar el tamaño de los textos de forma independiente al tamaño de la caja.
  • Visual de Líneas Mejorado: Ahora dentro de las opciones de formato podremos establecer donde ubicar los textos de los puntos de datos.
  • Visor Key Influencer Mejorado: Este visor ahora permitirá mejoras en formato (colores, fuentes, formas) y soportará la visualización Mobile de forma nativa.

Temas relacionados al modelamiento:

Temas relacionados a visualizaciones:

  • ArcGys y MapBox: Mejoras en los gráficos para mapas en 2 y 3D que permitirán personalizar formato, identificar errores de localización y resaltar ubicaciones.
  • ValQ: Excelente nueva visualización que permitirá realizar análisis y planeación de datos mediante jerarquías, comparaciones, escenarios de datos, variaciones porcentuales y mucho más.
  • Advanced Graph: Visualización para análisis de redes, como contactos, jerarquías, grupos. Se pueden asignar imágenes, colores, tamañas entre otros.
  • Walkers Animated Pictogram: Grafica para análisis de población, con animación cuando se realizan filtros en los datos.

para más información de nuevas funcionalidades puedes consultar: https://powerbi.microsoft.com/es-es/blog/power-bi-desktop-may-2019-feature-summary/#walkers

Cambiar el Sitio de PWA Predeterminado para #ProjectOnline

En project Online es posible tener varias instancias de PWA donde separar proyectos de acuerdo a departamentos, empresas, pruebas, calidad y muchas otras necesidades, pero siempre se encuentra como sitio por defecto el que se crea al momento de habilitar la plataforma , PWA.

Con la nueva funcionalidad de poder ingresar a un portal directo con la ruta https://project.microsoft.com/es-ES/ se tenia el inconveniente que este sitio predeterminado define donde se crean los proyectos y a cual instancia de PWA se accede inicialmente, la cual corresponde a https://tu_dominio.sharepoint.com/sites/pwa

Ahora es posible cambiar este sitio predeterminado siguiendo los siguientes pasos:

  • En el nuevo sitio concentrador dar clic en ícono de engrane y seleccionar la opción SITIO DE PWA PREDETERMINADO
  • En el cuadro de configuración escribir la nueva ruta URL de la instancia PWA que se quiere predefinir
  • El recuadro reconoce las instancias creadas y solo deja definir una de ellas.
  • Si no tiene acceso a la instancia, saldrá un mensaje de error de seguridad y no podrá establecer dicho sitio como predeterminado.
  • En esta misma ventana podrá restablecer a PWA como predeterminado.
  • Una vez realizado el cambio el comportamiento de este sitio concentrador tiene las siguientes diferencias:
    • Al dar clic en la opción “Ir a Project Web App ->” se dirigirá al nuevo sitio predeterminado.
    • Al crear nuevo proyecto se creará dentro del nuevo sitio predeterminado y preguntará por los tipos de proyectos de este nuevo sitio.

Esta funcionalidad no existe en Project Server

Para obtener más detalles de las funcionalidades del nuevo sitio concentrador del Project puedes consultar: https://myprojectserver.wordpress.com/2018/08/23/nueva-pagina-home-para-project-online-project-online-the-new-home-experience/

Whitepapers for Power BI

Si estas en búsqueda de documentación avanzada en Power BI para certificarte o simplemente ser el mejor en diseño de reportes, te invito a que leas los siguientes documentos oficiales de Microsoft:

Whitepaper Descripción
Power BI and Dataflow Este documento describe el detalle técnico de la implementación de DataFlow en Power BI
Microsoft Power BI Premium Este documento describe las funcionalidades y capacidades Premium
Power BI Premium Planning and Deployment Este documento ofrece guías y mejores prácticas en el diseño de reportes en Power BI
Plan capacity for embedded analytics with Power BI Premium Este documento define recomendaciones a nivel de desarrollo para embeber reportes de Power BI en aplicaciones.
Planning a Power BI Enterprise Deployment Este documento establece recomendaciones a nivel de seguridad y performance en una implementación de Power BI
Capacity planning guidance for Power BI Report Server Este documento establece recomendaciones de Performance en implementaciones de Power BI Report Server
Security Este documento define la seguridad de Power BI a nivel técnico detallado.
Distribute Power BI content to external guest users using Azure Active Directory B2B Este documento define como compartir reportes con usuarios externos utilizando Active Directory en Azure
Advanced Analytics with Power BI Este documento describe las capacidades avanzadas de Power BI para realizar análisis de datos
Best design practices for reports and visuals Este documento define mejores prácticas y recomendaciones para reportes y visualizaciones en Power BI
Bidirectional filtering Este documento describe las relaciones en Power BI y los filtros entre las tablas.
DirectQuery in SQL Server 2016 Analysis Services Este documento define como se realizan y funcionan las conexiones en vivo con SQL Server 2016
Power BI and SAP BW Este documento define las funcionalidades de conectarse a SAP BW –
Business Warehouse
Power BI Governance and Deployment Approaches Este documento provee de conceptos, mejores prácticas y sugerencias en el gobierno de Power BI
Securing the Tabular BI Semantic Model Este documento define el modelo de seguridad y semántica tabular. Crear roles, implementar seguridad dinámica, configurar ajustes de suplantación y elegir un método para conectarse a modelos.
Power BI and GDPR Link de acceso al portal de seguridad de Power BI

para conocer de nuevos documentos relacionados puedes consultar la fuente oficial: https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/whitepapers

Project Professional 2016: Instructivo de Referencia

Dentro de los miles de portales de Microsoft se encuentra información valiosa que difícilmente es encontrada por el usuario “promedio”. dentro de ese gran tesoro de páginas se encuentra una página que tiene un gran compendio de funciones de Project Professional 2013/2016/2019 que son muy útiles para los usuarios que se están iniciando o quieren mejorar los conocimientos en la herramienta.

En este manual o instructivo de referencia podrás encontrar de todo:

  • personalización y gestión de tareas, calendarios, programación
  • Gestión de costos
  • Imprimir, exportar y versiones de formato
  • Gestión de recursos
  • Preguntas frecuentes

El enlace con el detalle es el siguiente: https://support.office.com/es-es/article/categorías-superiores-ca458567-a66e-426e-a7e5-e07e70480bb5?NS=WINPROJ&Version=90&SysLcid=3082&UiLcid=3082&AppVer=ZPJ900&HelpId=76874&ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES

Project Online – Problema de Instancia de Solo Lectura

Es posible que la instancia de PWA de Project Online les aparezca un mensaje que indique que esta se encuentra en modo de solo lectura, lo cual impide crear nuevos elementos de cualquier tipo e impide la configuración de la plataforma incluso para el usuario administrador.

¿A qué se debe el problema?

1. La instancia de PWA No tiene licencias de Project Online Profesional o Project Online Premium activas.

2. Se agotó el espacio de almacenamiento en la instancia de Project, la cual es de 10 GB. No se trata del espacio de SharePoint, sino del espacio de la instancia de PWA.

3. La plataforma se encuentra en mantenimiento o aprovisionando nuevas funcionalidades. este mensaje de solo lectura en este caso es temporal. Una vez termine el proceso la instancia volverá a estar activa.

En los dos primero casos, el proceso es solucionable:

  • Si el problema es licencias: Se debe comprar al menos una licencia de Project Online Profesional o Premium. Una vez comprada de forma casi inmediata la instancia deja de estar en modo de solo lectura.
  • Si el problema es espacio: se debe realizar una depuración de las configuraciones realizadas, de los proyectos, usuarios, campos, calendarios, etc. Otra opción es crear una nueva instancia de PWA y reconfigurarla.

para consultar información oficial de Microsoft sobre el tema puedes revisar:https://blogs.msdn.microsoft.com/brismith/2018/03/05/project-online-why-might-my-site-go-read-only/

Nuevas Funcionalidades de Power BI – Abril 2019

Las nuevas funcionalidades y características de Power BI para este mes presentan las siguientes opciones:

A nivel de reporte:

  • Nuevo panel de filtros mejorado: Ahora es posible cambiar el tipo de filtros, los nombres de los campos, el formato de las opciones en el filtro y deja de ser una función en preview para ser una funcionalidad general a partir de este mes.
    • Las opciones de filtro que antes se ubicaban en la pestaña de configuración ya no están. ahora solo se usará este nuevo panel.
  • Formato condicional a los títulos de las visualizaciones: Ahora es posible que el título de los gráficos y tablas sea dinámico según formulas, por ejemplo para cambiar el título de acuerdo a un filtro.
    • El cambio se realiza desde la pestaña formato y la formula debe estar definida previamente mediante una medida.
  • Formato condicional para acciones de botones, imágenes y formas: Ahora es posible que la acción ejecutada por un botón, forma o imagen sea enviar a un link/URL que sea dinámico de acuerdo a una medida creada.
    • Podríamos crear un link que envié un filtro a otro reporte o a una fuente de datos ODATA con un filtro de acuerdo a valores de la pestaña seleccionados.
    • La configuración se realiza en la opción Web URL de la configuración de Acciones de la forma, botón o imagen.

A nivel de Análisis:

  • Drillthrough entre reportes: Ahora es posible realizar cruces entre reportes con filtros Drillthrough. En el primer reporte se habilita la funcionalidad desde el Power BI Desktop y en el segundo reporte se habilita ya desde el Power BI Service.
    • Esta nueva característica depende de que los 2 reportes hagan parte de la misma área de trabajo.
  • El soporte de Pyton es una funcionalidad general y no un preview.

A nivel de preparación de datos:

  • M Intellisense más inteligente: Ahora permite identificar funciones, campos y variables al diseñar las formulas, realizar análisis de datos según distribución de datos, incluyendo graficas y filtros dinámicos.

Para todas las demás opciones y características nuevas de Power BI puedes consultar: https://powerbi.microsoft.com/es-es/blog/power-bi-desktop-april-2019-feature-summary/

Flujo de corrección de nombres – OneDrive

Pronto llegara la función de corrección de errores de nombres de archivos y carpetas a OneDrive.

Esta característica le permitirá corregir en la mayoría de los casos los problemas de sincronización con OneDrive asociados a los nombres de archivos o carpetas con caracteres inválidos. Al renombrarlos, OneDrive reemplazara cada carácter invalido con un underscore ( _ ).

La función comenzara a implementarse gradualmente a mediados de abril.

Para más información visite el siguiente enlace: https://support.office.com/en-us/article/renaming-items-with-invalid-characters-99333564-c2ed-4e78-8936-7c773e958881?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

Nueva experiencia de Áreas de trabajo

La nueva experiencia de áreas de trabajo se encuentra disponible. A partir de ahora, al crear un área de trabajo esta utilizara la nueva experiencia de manera predeterminada.

Entre los principales cambios se encuentran:

  • Control de acceso a áreas de trabajo: Ahora podrá crear áreas de trabajo sin que ellas se encuentren vinculadas a un grupo de Office 365. En su lugar podrá hacer uso de grupos de seguridad, listas de distribución e inclusive la combinación de más de un grupo de seguridad de Office 365 existente. Sin embargo, si aún desea podrá crear un área de trabajo basada en grupo de Office 365 mediante la opción revertir a la característica clásica disponible en la parte superior del panel de creación de un área de trabajo.
  • Lista de contactos: Esta característica le permitirá especificar qué usuarios recibirán notificaciones sobre problemas que ocurren en el área de trabajo. De forma predeterminada, se notifica a cualquier usuario o grupo con el rol de administrador en el área de trabajo, pero ahora podrá personalizar la lista.
  • OneDrive de área de trabajo: La característica le permite configurar un grupo de Office 365 cuyo almacenamiento de archivos de OneDrive estará disponible para los usuarios del área de trabajo. El grupo deberá existir previamente antes de poder ser vinculado; adicional a esto Power BI no sincroniza los permisos de los usuarios o grupos que están configurados en el área de trabajo en la ubicación de OneDrive por lo que deberá validar que los usuarios del área de trabajo hagan parte del grupo de Office 365 vinculado a la ubicación de OneDrive.
  • Métricas de uso del contenido del área de trabajo: La característica de métricas de uso permite a los administradores del espacio de trabajo supervisar el uso de informes y paneles.
  • Reglas de licencias y notificaciones en Power BI Desktop: Se han empezado a aplicar reglas de validación de licencia para usuarios que comparten información en distintas áreas. Ahora cuando intente publicar un reporte y su usuario no tenga una licencia de Power BI Pro la aplicación de Power BI Desktop enviara un mensaje más detallado.

 

Para más información visite el siguiente enlace: https://powerbi.microsoft.com/en-us/blog/announcing-new-workspace-experience-general-availability-ga/

Ya disponible Power BI Report Builder

Microsoft ha anunciado la salida de la aplicación Power BI Report Builder. Desde esta aplicación podrá crear informes paginados y en versiones posteriores nos permitirá publicar dichos informes directamente a Power BI Service. Esta aplicación independiente del generador de informes de SQL Server Reporting Services podrá ser descargada de forma gratuita desde el sitio de Power BI.

Enlace de descarga: https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=2086513

Para más información visite el siguiente enlace: https://powerbi.microsoft.com/en-us/blog/power-bi-paginated-report-builder-now-available/